A HR, People Management feladatok nem csak időigényesek, de megfelelő szakértelmet is igényelnek. Blogsorozatunk első részében a munkajogi, bérszámfejtési és egyéb, elsősorban adminisztratív szempontból fontos kulcsterületeket mutatjuk, be, és arra is választ adunk, hogy egy új jogszabály szerint, mennyi ideig szükséges megőrizni a munkaügyi iratokat.
Jogi megfelelőség
Munkaügyi törvények betartása
Fontos feladat a Munka törvénykönyvének és a foglalkoztatási törvényeknek, szabályoknak való megfelelés ellenőrzése, például munkaügyi dokumentumok, munkaidő, munkarend, túlóra, szabadság nyilvántartás dokumentálása.
Fontos, hogy 2025-től 2025 nyarától új mulasztási bírságra kell felkészülniük a munkáltatóknak, amely a biztosítotti jogviszony tisztázására irányuló eljárásokat érinti. Az új szabályozás célja a foglalkoztatási és bejelentési kötelezettségek betartásának szigorítása és a bejelentési folyamatok pontosságának növelése.
Munkaszerződések
Minden munkavállalónak megfelelő munkaszerződése kell legyen, amely tartalmazza a törvény által előírt elemeket (pl. cégadatok, munkavállalói adatok, alapbér, munkakör, munkaidő, próbaidő, munkaviszony időtartama, munkavégzés helye). Otthoni munkavégzés esetén távmunka szerződés is szükséges.
Tájékoztatók
A munkáltatónak munkaviszony megkezdésétől 15 nap áll rendelkezésére, hogy a munkaszerződés mellé írásbeli Tájékoztatót adjon a munkavállalónak melynek napi munkaidőről, az alapbéren túli munkabérről és egyéb juttatásokról, a munkabérről való elszámolás módjáról, a munkabérfizetés gyakoriságáról, a kifizetés napjáról, a szabadság mértékéről, számítási módjáról és kiadásának rendjéről, valamint a munkáltatóra és a munkavállalóra irányadó felmondási idő megállapításának szabályairól, továbbá arról, hogy a munkáltató kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e, valamint a munkáltatói jogkör gyakorlójáról kell információt nyújtani
Nem terheli a munkáltatót a tájékoztatási kötelezettség, ha a munkaszerződés alapján a munkaviszony tartama az egy hónapot, vagy a munkaidő a heti nyolc órát nem haladja meg.
Munkaköri leírások
Minden munkavállalónak kell legyen munkaköri leírása, ami a munkaszerződés egyik kötelező eleme, azon munkák összefoglaló leírása, amelyeket a munkavállaló végezni köteles. A munkaköri leírásnak tartalmaznia kell a munkavállaló munkafolyamatait, tevékenységeit, feladatait, funkcióit, és kapcsolatrendszerét beleértve a célokat, főbb felelősségi területeket és azokat a feltételeket is, amelyek között az alkalmazott a munkáját végzi.
Adatvédelem
Az alkalmazottak adatainak kezelése meg kell feleljen a GDPR adatvédelmi előírásoknak
Évenkénti felülvizsgálat
Érdemes feltenni a kérdést, hogy mikor vizsgáltuk felül legutóbb a munkaszerződéseinket, mert a Munka törvénykönyve szinte minden évben változik és a munkaszerződésekben le kell követnünk ezeket a változásokat.
Munkaügyi ellenőrzés
Mindenképpen érdemes felkészülni a munkaügyi ellenőrzésre, ami bármikor bekövetkezhet. Fontos tudni, hogy a foglalkoztatás-felügyeleti (“munkaügyi”) bírság minimális mértéke 2024-ben változott, mégpedig 30.000 Ft-ról 150.000 Ft-ra, a maximális összege pedig a foglalkoztatottak létszámától függően 10 millió forintról 20, illetve 25 millió forintra emelkedett.
Jogviták kezelése
A jogviták megfelelő kezelése segít megelőzni a peres eljárásokat és az ezzel kapcsolatos költségeket.
Meddig kell megőrizni a munkaügyi iratokat?
Fontos változás, hogy a 2025. január 1. után keletkezett iratokra ez már nem vonatkozik, a megőrzési kötelezettséget kivezetik, mondván a nyugdíjmegállapításhoz szükséges adatokat az állami nyilvántartások tartalmazzák.*
A 2024. december 31-ig keletkezett, a foglalkoztató a foglalkoztatott biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a foglalkoztatottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig őrizze meg. Ha a foglalkoztató jogutód nélküli megszűnik, a munkaügyi iratok őrzésének helyét az illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek köteles bejelenteni.
Belső szabályzatok és folyamatok
Szabályzatok és belső eljárásrendek
A vállalat szabályozott működését segítik a naprakész szabályzatok (pl. etikai kódex, munkaügyi szabályzat, diszkrimináció elleni politika, juttatási szabályzat)
Munkavállalói kézikönyv
Nagy segítség abban, hogy a munkavállalók egyértelmű iránymutatást kapjanak a vállalat szabályairól és elvárásairól
Bérek és juttatások kezelése
Bérszámfejtés pontossága
Kiemelten fontos, hogy a fizetések, túlórák és egyéb juttatások pontosan és időben kifizetésre kerüljenek.
Ehhez az kell, hogy a jelenlét, munkavégzés, szabadságok, betegállományok, juttatások, kedvezmények nyilvántartásával kapcsolatos folyamataink szabályozottak legyenek. Legyen egy stabil, precíz és megbízható belső vagy külső bérszámfejtő támogatás. Ha egy bérszámfejtő ismeri a beosztásokat és a kapcsolódó szabályokat, biztosítható, hogy a túlórák, pihenőidők, éjszakai műszakok helyesen legyenek megállapítva és kompenzálva, ezáltal optimalizálva a költségeket, növelve a munkavállalók elégedettségét és csökkentve a munkaügyi bírságok kockázatát. A különféle munkarendek rugalmas kezelése lehetőséget ad arra, hogy a cégvezető gyorsan, költséghatékonyan reagálhasson a piaci igényekre és az üzleti változásokra.
Ehhez viszont elengedhetetlen, hogy a bérszámfejtő naprakész legyen a vonatkozó szabályok terén, így a cég könnyebben tud alkalmazkodni például szezonális munkavállalók foglalkoztatásához vagy túlórák elrendeléséhez.
Szabadságok
Legyen pontos nyilvántartásunk a szabadságokról és szabályozottan működjön a szabadságok kiadásának rendje. A szabadság kiadása a munkáltató joga és kötelezettsége.
Cafeteria
Amennyiben adunk Cafeteria támogatást a dolgozóknak érdemes évente felülvizsgálni, hogy a legmegfelelőbb juttatásokat adjuk e, mert változhatnak a juttatási elemek és ezek motivációs értéke is.
Olvassa el a 2025-ös SZÉP- kártya szabályokról szóló összefoglalónkat.
Versenyképesség
A gyorsan változó piaci környezetben érdemes nyomon követni, hogy a munkavállalóknak adott bérek versenyképesek e a munkaerő piacon. Jövedelemszint felmérések, tanácsadók segítségével pontos összehasonlító adatokat kaphatunk az iparágunkban elfoglalt helyzetünkről. Ez segítséget nyújt az éves béremelések tervezésében.
Outsourcing – kiszervezett bérszámfejtési folyamatok
Sokszor felmerül a kérdés, hogy megéri-e a cégeknek kiszervezni a bérszámfejtést, vagy maradjon az házon belül. Vajon, ha kiszervezik meg tudják e tartani a kontrollt, tudják e gyorsan, hatékonyan kezelni az igényinket, megfelelő lesz e az adatbiztonság? Megéri e, többe kerül, vagy költséget takarítanak meg? Tudják e garantálni a precíz, megbízható működést?
bérszámfejtés kiszervezése - érdekel
Millyen előnyökkel jár a bérszámfejtés kiszervezése?
A bérszámfejtés kiszervezése mindenképpen előnyös egy vállalt számára, hiszen kiszervezéssel a bérszámfejtéshez kapcsolódó adminisztratív terhek és rejtett költségek jelentősen csökkenthetők.
Nem kell erőforrást, saját rendszert fenntartani. Egy megfelelően képzett bérszámfejtő szakembert találni a munkaerőpiacon nagyon nehéz, és az ára elég magas, ráadásul a szabályok, törvények folyamatosan változnak, ezért szakembereinket folyamatosan képezni kell, ami szintén nagyon költséges.
Egy bérszámfejtési rendszer megvásárlása, bevezetése és fenntartása is jelentős költségekkel jár. Ha kiszervezésben gondolkodunk annak a költsége mindezeknél várhatóan kevesebb lesz. Nem kell aggódni a hibák miatt, mert egy professzionális szolgáltató naprakész a jogszabályi változásokkal, munkaügyi szabályokkal kapcsolatban, minimalizálva a hibázás kockázatát.
Nem kell félni attól, hogy a fizetések késnek egy betegség, vagy hírtelen felmondás miatt, mert a szolgáltató megfelelő számú szakemberrel rendelkezik.
Nem kell aggódni a GDPR és adatbiztonsági problémák miatt, mert a szolgáltató cégek a megfelelő tanúsítványokkal rendelkeznek. A szolgáltató cégek rendszerint felkészültek a bérszámfejtésen túl, könyvelési, jogi, adó és HR tanácsadásra is, ami azonnali megoldásokat és jelentős könnyebbséget jelent a vállalatok számára. A kiszervezés lehetővé teszi, hogy a vállalat az üzleti növekedésre és stratégiai feladatokra koncentráljon, ahelyett, hogy bonyolult adminisztratív folyamatokkal és bérszámfejtési programokkal foglalkozna.
