Valóban könnyű a cégalapítás!?
Egy társaság cégbejegyzésének lebonyolítása az esetek többségében nem bonyolult feladat. Az úgynevezett egyszerűsített cégeljárás keretében, a törvény szerinti mintaszerződések alkalmazása esetén a cégbíróság bejegyzési eljárásának határideje egy munkanap. A cégbíróság e határidőn belül kezdeményezi a bejegyzést elrendelő, illetve a bejegyzési kérelmet elutasító végzést jogi képviselő részére történő kézbesítését. Mindent el lehet intézni az ügyvéd, közjegyző elektronikus aláírásával, internetes úton, már nem a postán kell az illetéket befizetni.
Azonban a látszat kissé csalóka. A cég alapítását megelőzően ugyanis olyan döntéseket kell hozni, amelyek hosszú távú kihatással lehetnek a működésre, így célszerű azokat jól átgondolni! Másrészről azt sem lehet mondani, hogy a cégbírósági bejegyzéssel befejeződne a cégalapítás folyamata.
Nézzük tehát, a teljesség igénye nélkül, mire is érdemes odafigyelni.
0. Csak érvényes személyi okmánnyal lehet céget alapítani!
Nagyon fontos, hogy mindig ellenőrizzük a társasági okiratok aláírása előtt, hogy a személyes okmányaink (így különösen személyi igazolvány, lakcímkártya, vagy útlevél, vezetői engedély) érvényesek legyenek, mivel ez akár az alapítás akadályát is jelentheti.
1. A cégalapításhoz kell egy cégnév: szabad vagy foglalt?
Mi legyen a cég neve? Egyszerűnek tűnik, de már gyakran ez is fejtörést okozhat. Ellenőrizni kell, hogy az adott néven szerepel-e vállalkozás a cégjegyzékben, és érdemes felkészülni arra, hogy a jól csengő vállalkozásunk nevére már korábban gondolt valaki más. Ilyenkor pedig kénytelen-kelletlen a megkülönböztetéshez alkalmas változtatásra lesz szükség, ellenkező esetben a cégbíróság elutasítja a cég bejegyzését.
Amennyiben nagyon céltudatosak vagyunk, úgy a gondosan megtervezett cégnevünk lefoglalása érdekében élhetünk a névfoglalás intézményével is, amely viszont megelőzi az alapítás folyamatát.
2. Az új cég székhelye: hol a központi ügyintézés helye?
Ha van saját tulajdonú ingatlan, ahol a társaság működni fog, akkor nincs probléma, mert egy tulajdoni lappal (apropó, célszerű előre tisztázni az ügyet intéző jogásszal, hogy ezt beszerzi-e nekünk) igazolható a székhelyhasználati jogosultság. Bérelt ingatlannál már körültekintőbbnek kell lenni, ilyenkor ugyanis a tulajdonos nyilatkozatára is szükség van. Fontos ezért a bérleti szerződésben rögzíteni, hogy a bérlemény cégalapítás esetében megjelölhető-e a cég székhelyeként. Viszont mindkét esetben érdemes figyelni arra is, hogy az ingatlanon teher (pl. jelzálogjog, elidegenítési és terhelési tilalom) áll-e fenn, ugyanis gyakran találkozunk a jelzálogszerződésben, hitelszerződésben korlátozásokkal a székhely tekintetében.
Emellett ott vannak az úgynevezett székhelyszolgáltatók. Külön témát érdemelne, hogy mennyire vitatható ez a tevékenység, egy azonban kijelenthető: ha a székhelyként megjelölt helyen csak a társaság levelezését veszik át, iratait tárolják, de a tényleges központi ügyintézés máshol van, akkor a székhely mellett a központi ügyintézés helyét is be kell jelenteni a cégbíróság felé. Székhelyszolgáltatást olyan ingatlanban lehet nyújtani, amely a székhelyszolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy olyan ingatlan, amelyre a székhelyszolgáltató használati jogát az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték a székhelyszolgáltatás szabályairól szóló rendelet értelmében. Ez alól kivétel, ha az ingatlan tulajdonosa a székhelyszolgáltatáshoz előzetes írásbeli hozzájárulását adta és az alábbi feltételek valamelyike teljesül:
- a felek a számviteli törvény szerinti kapcsolt vállalkozások, jelentős tulajdoni részesedésű vállalkozások vagy egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozások,
- a megbízott a cég cégjegyzék adatai között, mint kézbesítési megbízott van bejegyezve, vagy
- a felek között a székhelyszolgáltatáson túlmenően tartós könyvvezetési megbízási jogviszony is fennáll.
A fenti kivételek alapján praktikus lehet, ha az újonnan alapított társaság könyvelését ellátó számviteli szakemberek, könyvelők a könyvviteli szolgáltatással együtt székhelyszolgáltatást is nyújtanak.
3. Ki az új cég tulajdonosa: magánszemély vagy szervezet?
Amennyiben nem magánszemély, hanem valamilyen szervezet (általában cég) akar az új társaság tulajdonosa lenni, úgy annak a létezéséről, valamint a nevében aláíró személy képviseleti jogosultságáról meg kell győződni. Ez külföldi szervezet esetében eredeti és hitelesítéssel (pl. külképviseleti hatósági felülhitelesítés, Apostille, kétoldalú egyezmények alapján egyéb külföldi közokirat) ellátott cégiratok, meghatalmazások ellenőrzésével történhet. Ezek hiányában az eljáró jogi képviselő nem adhatja be a cégbejegyzési kérelmet. Magyar cég esetén a cég létezése könnyen ellenőrizhető egy cégkivonat alapján akár az interneten keresztül, de az aláírásra jogosult személy jó, ha magánál tart aláírási címpéldányt is, különösen ha annak elektronikus példánya nem lett benyújtva a cégbírósághoz.
4. Ki lesz a társaság vezető tisztségviselője: munkavállaló vagy megbízott?
A következő kérdés, hogy ki legyen a vezető tisztségviselő? És milyen jogviszonyban legyen a társasággal? A jogszabály alapján ugyanis néhány kivétellel a vezető tisztségviselők akár munkaviszonyban, akár megbízási jellegű jogviszonyban is elláthatják a tevékenységüket. Munkaviszony esetén munkaszerződést kell kötniük a céggel és be kell őket jelenteni az illetékes munkaügyi hatóságnál, míg megbízási jogviszonyban egy megbízási szerződés megkötése javasolt. A megbízási jogiszonyban álló vezető tisztségviselő elláthatja a tevékenységét ellenérték nélkül, ugyanakkor arra figyelemmel kell lenni, hogy megfelelő társadalombiztosítási jogviszony híján járulékokat kell utána fizetnie a társaságnak.
Nagyon fontos az is, hogy az alapítandó cég kiszemelt vezető tisztségviselőjével szemben ne álljanak fenn a törvény által felsorolt kizáró okok! Ilyen lehet például a büntetett előélet, vagy a vezető tisztségviselői foglalkozástól való eltiltás. Ezek hiányáról a vezető tisztségviselőnek nyilatkoznia kell, amelyet a cégbejegyzési kérelemhez kötelezően mellékelni kell. Amennyiben felmerülhet összeférhetetlenség (pl. tulajdoni érdekeltség, vagy vezetői jogviszony versenytársban),úgy erre is figyelni kell.
5. Miből lesz meg a tőke a cégalapításhoz?
Társasági formánként eltérő, hogy előír-e a jogszabály jegyzett tőke minimumot vagy sem, illetve ha előír, akkor annak mennyi az összege. Alapításkor arra fel kell készülni, hogy a törzstőkét, illetve annak egy részét vagy bankszámlára kell befizetni, vagy a vezető tisztségviselőnek át kell adni (legkésőbb a társaság nyilvántartásba vételétől számított második teljes - tizenkét hónapot magában foglaló - üzleti évéről készült beszámoló elfogadásától számított három hónapon belül). Újdonság 2022. január 1-től, hogy kft. esetében a tag a pénzbeli vagyoni hozzájárulását egészben vagy részben az osztalékfizetés szabályai szerint felosztható nyereségből is megfizetheti.
Emellett akár teljes egészében, nem pénzbeli hozzájárulással (apport) is lehet alapítani társaságot. Ezt azonban a bejegyzési kérelem benyújtásáig teljes egészében a társaság rendelkezésére kell bocsátani. Az apport tárgya lehet bármilyen vagyoni értékkel bíró dolog, jog, ideértve az elismert követelést is. Nem szabad ugyanakkor felülértékelni az apport tárgyát. Ugyanis az azt szolgáltató tag öt évig felel a társaság felé, hogy az apport társasági szerződésben megjelölt értéke a szolgáltatáskori valós értékének megfelelő. Vele egyetemlegesen felelnek azok a tagok is, akik az apportot a felülértékelésről tudva fogadták el az emelt értéken.
6. Engedélyek: most, később vagy soha?
A cégbejegyzés kapcsán kétféle engedélyt lehet megkülönböztetni:
- az alapítási engedély, amelynek előzetes megléte (például pénzügyi vállalkozások esetén) feltétele a cég bejegyzésének.
- a tevékenységi engedély, amelynek megléte ugyanakkor nem feltétele a bejegyzésnek.
Azaz, ha a társaság alapítási engedélynek nem minősülő engedélyhez kötött tevékenységet fog végezni, a cégbíróság bejegyzi a céget, de ténylegesen az adott tevékenység csak az engedély birtokában kezdhető meg és az engedélyt - legkésőbb a tevékenység megkezdésével egyidejűleg - a cég választása szerint a cégközlönyben, vagy a cég honlapján közzé kell tenni.
7. Áfa és társai: hova tegyem az „x”-et?
Egy korlátolt felelősségű társaság cégbejegyzési nyomtatványán számos rovat szerepel, amelyet az adózás kapcsán ki lehet vagy ki kell tölteni, és komoly fejfájást okozhat egy-egy bejelölés elmulasztása. Talán a legfontosabb ezek közül, hogy ingatlanértékesítés, bérbeadás általános forgalmi adó-megítélése kapcsán a társaságnak alapításkor választási joga van: adómentesség helyett adókötelezettséget választhat. Egy ingatlannal rendelkező cég esetén ezen akár állhat vagy bukhat is a vállalkozás. Kis túlzással mondhatnánk, hogy ez önmagában is számos újabb eldöntendő kérdés… Bizonyos esetekben cégcsoport-strukturáláshoz, nagyobb volumenű tervezett ügyletekhez kapcsolódóan kifejezetten előrelátó megoldás adótanácsadó bevonása is már ezen szakaszban.
Ha minden adat rendelkezésre áll, nincs más hátra, minthogy az ügyvéd vagy a közjegyző elkészítse a dokumentumokat, a tulajdonos aláírja azokat, elektronikus úton továbbításra kerüljenek a cégbíróságra, és egyszerűsített cégeljárás esetén egy munkanapon belül bejegyzett céggel rendelkezünk. De azért van még más teendő is.
Jó hír, hogy a korlátolt felelősségű társaság, az egyéni cég, a közkereseti társaság és a betéti társaság bejegyzésére irányuló eljárás illetékmentes és a Cégközlönyben való megjelenésért sem kell közzétételi költségtérítést fizetni .
8. Új cégnek új bankszámla: előtte vagy utána?
A következő lépés lehet a bankszámla megnyitása, bár ez a lépés a cégbírósági bejegyzés kezdeményezése előtt is megtörténhet. Kijelenthető azonban, hogy az utólagos bankszámlanyitás általában egyszerűbb, de érdemes előzetesen egyeztetni a kiszemelt bank ügyintézőjével, hogy ne merülhessen fel akadály a bankszámla megnyitása kapcsán, különösen külföldi tulajdonosok és ügyvezetés esetén. Ilyenkor a banki ügyintézők elektronikus okirat formájában befogadják és előkészítik a kért számlákat, a vezető tisztségviselőnek csak egy sétát kell tennie a kiválasztott bank legközelebbi fiókjába aláírás végett. A bankszámla adatait a bank bejelenti a cégbíróságnak is.
9. Adóhatósági bejelentés: kell egy kis bürokrácia
A fenti cégeljárás ún. „egyablakos” rendszer, ami azt jelenti, hogy a cégbíróság a beadott kérelem alapján továbbítja a cég adatait az adóhatóság felé, a NAV közli például a cég adószámát a cégbírósággal, és a bank is közvetlenül megküldi a bankszámlaszámot a cégbíróság felé. Az egy ablak szép is lenne, ha igaz lenne, a gyakorlatban azonban az esetek többségében a NAV-hoz további adatbejelentést is teljesíteni kell. Ennek elmulasztása esetén mulasztási bírsággal lehet számolni.
10. A könyvelés – utolsókból lesznek az elsők
A fentiek alapján a cégalapítás folyamatában számos szakkérdés merülhet föl, ezért – bár az érdemi könyvvitel megkezdése csak a cég bejegyzését követően lehetséges – már a cégalapítás előtt javasolt felkeresni könyvelőnket. A könyvelővel való előzetes egyeztetés – főleg az új társaság adózása, tevékenysége, az alapítást követő teendők és a társaság későbbi működése kapcsán - sok kérdésre adhat választ és fölösleges költségektől is megóvhatja a társaságot. A cégbejegyzési kérelem beadásával pedig már az adózási határidők is elindulnak. Így még akkor is számviteli szakemberhez kell fordulni, ha a társaság egy ideig még nem kezdi meg a gazdasági tevékenységét, hiszen a bejelentéseket, bevallásokat a tevékenységtől függetlenül teljesíteni kell a jogszabályok által aláírt határidőig.
A cég sikeres bejegyzését követően pedig még hátravan néhány fontos teendő, így különösen, de nem kizárólagosan:
- a regisztráció az illetékes kereskedelmi- és iparkamaránál,
- bejelentések a KSH , a NAV (a helyi önkormányzati HIPA bejelentkezés az adóhatóság jelzése alapján automatikusan elindul) felé,
- a cégkapu megnyitása,
- megfelelő számlázó- és/vagy könyvelő-program kiválasztása (haladóknak az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó egyéb digitális megoldások igénybevétele) vagy a bélyegző elkészítése.
Ezekben a feladatokban szintén sok terhet vehet le a vállunkról egy tapasztalt könyvelő.
+1 Adóregisztrációs eljárás
A cégbíróság a bejegyzési kérelem cégbírósághoz történő érkezésekor az érintett szervezetektől beszerzi, és ezáltal a cégjegyzékben rögzíti a cég adószámát (ideértve a közösségi adószámot is),valamint statisztikai számjelét. Amennyiben az adóhatóság arról értesíti a cégbíróságot, hogy a cég adószámának megállapítását a jogszabályban meghatározott okokra tekintettel jogerősen határozatában megtagadja, a cégbíróság a bejegyzési kérelmet visszautasítja. Ezek alapján mindig átgondolandó a cégalapítás előtt, hogy van-e esetleg adótartozás, vagy olyan eltiltás, amely a vezető tisztségviselői pozíció betöltésére vonatkozik.
+2 Akkor most hányadán is állunk?
Dicséretes a cégeljárás gyakorlati gyorsasága, de látható, hogy bizony egy viszonylag egyszerű rendszerben is számos akadállyal kell megküzdeni, és sok kérdésre kell választ adni. Értelemszerűen nem szabad ezeket a kérdéseket túlmisztifikálni, de félvállról sem szabad azokat venni, mert a vállalkozás súlyos árat fizethet egy-egy elkövetett mulasztásért. Ha mást nem, akkor mulasztási bírságot, amelynek felső határa önmagában 900 000 Ft.
+3 Ügyvédi ellenjegyzés digitálisan?
A külföldön tartózkodó vagy egyébként elfoglalt személyeknek kényelmes, illetve kifejezetten hasznos lehetőséget teremtett meg az ügyvédi tevékenység új szabályozása az ellenjegyzés terén. Ez ugyanis lehetővé teszi az ügyvédeknek, hogy elektronikus úton, videóhívás igénybevételével járjanak el a korábban már azonosított fél aláírásának ellenjegyzése során.
Ezen tovább könnyít az a rendelkezés, amely szerint az ügyvéd által ellenjegyzett, de a felek által külföldön aláírt okirat teljes bizonyító erejéhez diplomáciai hitelesítés vagy felülhitelesítés, illetve Apostille tanúsítvány sem szükséges. De a szabályozás egyes esetekre még ennél is nagyobb rugalmasságot biztosít. Részletesebben itt írtunk róla, hogy olyan okiratoknál, amelyek elektronikus formában is alkalmasak az adott ügy elintézésére, például a cégeljárás során akár videóhívásra sincs szükség ahhoz, hogy azokat az ügyvéd ellenjegyezhesse, illetve maga elektronikus okiratként felhasználja.
