Most, hogy a személyes találkozásokat lehetőség szerint minimalizálni kell, a fenti lehetőségnek különös jelentősége lett, ezért elmondjuk, hogyan működik.
A digitalizáció a jogban is megoldást nyújt - rugalmas a szabályozási háttér
A külföldön tartózkodó vagy egyébként elfoglalt személyeknek kényelmes, illetve most, a járványügyi veszélyhelyzet idején kifejezetten hasznos lehetőséget teremt az ügyvédi tevékenység szabályozása az ellenjegyzés terén. Ez ugyanis lehetővé teszi az ügyvédeknek, hogy elektronikus úton, videóhívás igénybevételével járjanak el a korábban már azonosított fél aláírásának ellenjegyzése során. Fontos, hogy a hang és kép egyidejű továbbítása, illetve rögzítése kritériumnak megfeleljen az eljárás.
Korábban külföldi aláírás esetében magyar külképviseleti hatósági felülhitelesítés, illetve Apostille-tanúsítvány beszerzése volt szükséges egy egyszerűbb cégalapításhoz, vagy módosításhoz, illetve ingatlan adásvételhez – vagy az ahhoz szükséges meghatalmazáshoz – is. Ezen formális szabályoknak való megfelelés az érintett részéről jelentős idő-, és költségráfordítást igényelt, ma már ez gyorsabban és olcsóbban is megoldható. Az ügyvéd által ellenjegyzett, de a felek által külföldön aláírt okirat teljes bizonyító erejéhez diplomáciai hitelesítés vagy felülhitelesítés, illetve Apostille tanúsítvány ugyanis nem szükséges.
A gyakorlatban tehát az ügyfél – akár több ezer kilométerre az ügyvédtől – aláírhatja az okiratot videóhívás során, vagy a videóhívás során bemutatott okiraton az aláírását sajátjaként elismerheti. Ez alapján az ügyvéd ellenjegyezheti az adott okiratot és benyújthatja azt a cégbírósághoz, földhivatalhoz további alaki követelmények teljesítése nélkül.
Ráadásul az sem gond, ha az ellenjegyző ügyvéd éppen nem elérhető, ugyanis a helyettesítésére jogosult is lefolytathatja a videóhívást. Ennek megfelelően az ügyfélnek nem kell külföldi hatóság előtt megjelennie és a kapcsolódó bürokratikus eljárásokon átküzdenie magát, hanem a saját irodájából, vagy ami most időszerű otthonából, gyorsan és egyszerűen elintézheti az aláírást.
De a szabályozás egyes esetekre még ennél is nagyobb rugalmasságot biztosít. Olyan okiratoknál ugyanis, amelyek elektronikus formában is alkalmasak az adott ügy elintézésére, például a cégeljárás során – az ingatlan-nyilvántartással kapcsolatos okiratok egyelőre nem ilyenek – akár videóhívásra sincs szükség ahhoz, hogy azokat az ügyvéd ellenjegyezhesse, illetve maga elektronikus okiratként felhasználja. Ehhez egy cégeljárás esetén ugyanakkor szükséges az is, hogy az aláíró rendelkezzen minősített elektronikus aláírási jogosultsággal. Ez fogalmilag egy fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet minősített elektronikus aláírást létrehozó eszközzel állítottak elő, és amely elektronikus aláírás minősített tanúsítványán alapul. Ez leegyszerűsítve azt jelenti, hogy az ilyen aláírási jogosultsághoz egy megfelelő hitelesítéssel rendelkező szervezet (ilyen a Microsec, Netlock) személyes azonosítás után egy megfelelő intelligens-kártyát bocsát rendelkezésre, amellyel az elektronikus aláírás megvalósítható. Tapasztalataink szerint a cégvezetők többsége egyelőre nem rendelkezik ilyen aláíró eszközzel, amely azonban a személyes jelenlét nélküli ügyintézést nem akadályozza, de az okiratok fizikai létrehozását (kinyomtatását és elpostázását) szükségessé teszi.
Pénzmosási szempontú azonosítás
A hatályos pénzmosási rendelkezések szerint az ügyvéd kötelezettsége, hogy az ügyfelét azonosítsa, megbízást csak szabályosan azonosított ügyfél esetén teljesíthet. Felmerül ezért a kérdés, hogy az ügyvéd által korábban még nem azonosított személyek esetében is lehet-e a fenti eljárást alkalmazni.
A hatályos pénzmosási és az ügyvédekre vonatkozó szabályozás alapján az ügyvédek felügyeleti szerve, az Ügyvédi Kamara által előzetesen auditált elektronikus hírközlő eszköz útján elvégezhető az ügyfél azonosítása. Az auditált szoftverek közé tartoznak például a Skype, és az MTeams videótelefon programok bizonyos verziói, amelyek széles kör számára viszonylag egyszerűen elérhetőek. Azaz az eljáró ügyvéd megteheti, hogy először „távazonosítja” az adott személyt videóhívás útján, majd közvetlenül ezt követően sor kerülhet az ügyfél általi aláírásra, vagy az aláírás sajátjakénti elismerésére, esetlegesen az elektronikus okirat dokumentumhitelesítési szolgáltatással történő aláírására.
Digitális megoldások – elektronikus vagy hagyományos okirati ellenjegyzés
Az alkalmazható digitális megoldások tekintetében tehát különbséget kell tenni aszerint, hogy a már azonosított ügyfél aláírásának ellenjegyzése a cél, avagy távazonosítás is történik. Előbbi esetben bármely technikai megoldás használható, amely képet és hangot egyidejűleg továbbít, feltéve, hogy az adott megoldással rögzíteni is lehet a videóhívást.
Utóbbi esetben azonban, amikor távazonosítás is történik, akkor a fentiek szerint kizárólag auditált elektronikus hírközlő eszköz használható. Az azonosítás folyamatát (a videótelefonálás hang- és képanyagát) az ügyvédnek rögzítenie kell és azt meg kell őriznie, így a fenti kényelmes megoldás akkor alkalmazható, ha az ügyfél a felvétel készítéséhez kifejezetten hozzájárul.
Az ügyvédi ellenjegyzés az aláírást követően háromféleképpen történhet, attól függően, hogy az adott okiratot milyen eljárásban kell felhasználni:
- Az egyik esetben a dokumentumokat papír alapon kell benyújtani, így „fizikai” ellenjegyzés szükséges. Ebbe körbe tartoznak pl. az ingatlan-nyilvántartási kérelmekhez kapcsolódó okiratok. Ez azt jelenti, hogy az ügyfél által kinyomtatott és a videóhívás keretében aláírt dokumentumokat postai vagy futárszolgálattal el kell juttatni az ügyvéd részére, vagy az ügyvédhez eljuttatott okiraton lévő aláírást utólag kell elismerni egy videóhívás keretében. Az ügyvéd az okiratokon elvégzi az ellenjegyzést, ellátja azokat a szárazbélyegző lenyomatával és kezdeményezi a szükséges eljárást.
- A második esetben, amennyiben elektronikus okirat is alkalmas az eljárásban – ilyen a cégeljárás – a fent leírtak szerint az ügyfél, amennyiben rendelkezik minősített elektronikus aláírási jogosultsággal, aláírhatja elektronikus okirati formában a dokumentumot, amelyet emailen tud eljuttatni az ügyvéd részére. Ez esetben az okirat nem jön létre fizikai formában, a jogi képviselő is elektronikus formában jegyzi ellen (maga is elektronikus aláírással és időbélyegzővel látja el) és nyújtja be a dokumentumokat az adott eljárásban.
- A fentiek mellett lehetőség van olyan dokumentumok ügyvédi ellenjegyzésére is, amelyet az a magánszemély ügyfélkapun keresztül történő azonosítása mellett a NISZ AVDH rendszerben (https://niszavdh.gov.hu/index) történt meg. Ez a fél általi azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítési szolgáltatásnak minősül, és ehhez nem szükséges minősített elektronikus aláírási jogosultsággal, csak ügyfélkapu-hozzáféréssel rendelkezni. Egyébként több cégbírósággal történt szóbeli egyeztetésünk alapján az a következtetés vonható le, hogy egyöntetű gyakorlat a cégbíróságok körében még nem alakult ki, így nem kizárt, hogy egyes cégbíróságok gyakorlatában ilyen ellenjegyzett dokumentum is elfogadásra kerülhet.
A digitális aláírás alkalmazható egyéb szerződések esetén is
Megoszlanak az értelmezések arról, hogy a dokumentumhitelesítés szolgáltatással (pl. NISZ AVDH),de ügyvédi ellenjegyzés nélkül egy cégvezető tisztségviselője által aláírt elektronikus dokumentumok mennyiben tekinthetőek írásbeli szerződésnek, illetve megfelelő cégjegyzésnek.
Az ügyvédi tevékenységről szóló törvény kifejezetten rögzíti, hogy jogi személyek, jogi személyiség nélküli szervezetek esetében az azok képviseletére jogosult természetes személy által aláírás-hitelesítéssel létrehozott elektronikus okiratot az ügyvéd elektronikus úton ellenjegyezheti. Tekintettel arra, hogy az elektronikus ügyvédi ellenjegyzéssel ellátott okirat is teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül, álláspontunk szerint olyan szerződések, amelyek egyébként nem ellenjegyzés-kötelesek, érvényesen köthetőek meg elektronikus úton akkor is, ha az adott vezető tisztségviselő nem rendelkezik minősített aláírás-hitelesítési eszközzel.
Digitális cégjogi és szerződéskötési megoldásainkról
itt tájékozódhat!
