A számlaadatküldési feladat megoldására való megfelelő felkészülés a cégek érdeke is, az ezekkel kapcsolatban felmerülő kérdések sorát folytatjuk az alábbiakban.
5.Ellenőrizze számlázási rendszerét, ne maradjanak „kiskapuk”!
A valós idejű jelentések miatt érdemes megvizsgálni, hogy számlázórendszere és a hozzá kapcsolódó számlázási folyamat jelenleg biztosít-e felülvizsgálatra szoruló, az adóhatóság által nem preferált technikai lehetőségeket. Amennyiben például lehetőség van a számlák vissza vagy előre dátumozására, a bekötést követően ezek alkalmazása már az adóhatóság számára is azonnal láthatóvá válik.
Amennyiben a több lépésben történő számlajóváhagyás során a számlák módosíthatóak, akkor pedig az a kulcskérdés, hogy az adatszolgáltatást a számlakiállítás melyik fázisában küldi el a szoftver. A beküldést csak az utolsó módosítási lehetőséget követően érdemes elindítani, hogy ezt követően már biztosan ne legyenek változtathatóak az adatok.
Érdemes tehát fellistázni az esetleg meglévő technikai kiskapukat és annak tudatában dönteni a lelakatolásukról vagy további használatukról, hogy az adóhatóság hamarosan „bekamerázza” azokat.
xml ellenőrzés Nav adatküldéshez - kattintson!
6.Vezettessen automatikus naplót a számlakiállításról és jelentésről!
A valós idejű jelentést várhatóan egy olyan modul fogja megvalósítani a számlázórendszerében, amelynek működésére mélységében nem fog rálátni. Amíg a jóváhagyott számlákról és a beadott bevallásokról kinyomtatott papírbizonylatok, vagy kimentett elektronikus dokumentumok egyfajta visszajelzést adnak a számlázás helyes vagy esetleg hibás működéséről, addig a NAV felé beküldött részletes számlaadatok gyakorlatilag láthatatlan bitek maradnak. Az ezzel kapcsolatos érdektelenséget valószínűleg csak egy adóellenőr váratlan érkezése törheti meg, akinek a látogatását a hibásan működő adatszolgáltató modulunk váltotta ki.
Ilyen esetben sokat segít, ha a rendszer pontosan dokumentálja, hogy a kiállított számlákról milyen jelentések születnek, és ha ezeket a jelentéseket ellenőrizni is lehet, tehát hozzáférhetőek. Technikailag erre a célra egy, a felhasználók által is elérhető, kereshető rendszernapló tökéletes megoldásul szolgálhat.
7.Osztozzon az online számlaadatküldés felelősségén!
A számlázóprogramok online bekötése, a jelentések folyamatos elkészítése és beküldése informatikai feladat. Felelősen járt el a cég, ha erre a megtalálta azt a fejlesztőt, azt a rendszert, esetleg azt a kiegészítő modult, amely megfelelő garanciákat kínál ezek hibamentes és pontos működésére. Technikai felkészültsége és lehetőségei viszont valószínűleg már nem elegendőek ahhoz, hogy egymaga garantálni tudja ezek folyamatos, a jogszabályban deklarált működtetését.
Az adóhatóság az előzetes konzultációk során hangsúlyozta, hogy kiemelten fogják kezelni és szankcionálni azokat az eseteket, amikor egyértelmű és sorozatos eltérés mutatkozik a valós számlák és a róluk szóló jelentések adataiban. Hosszabb távon ezért egy egyszerű fejlesztési vagy beállítási hiba is súlyos következményekkel járhat. Ezekre az esetekre a felelősség tisztázása különböző szerződéstechnikai eszközökkel megnyugtatóan és előzetesen biztosítható.
8.Találja meg az adózást érintő digitalizáció előnyeit!
Esélyes, hogy 2018 júliusától a kiállított számláink előbb jutnak el a NAV-hoz, mint a szomszéd helyiség hálózati nyomtatójára. Sőt, valószínűleg másodszor is az adóhatóság látókörébe fognak kerülni, amikor a számlát befogadó partnerünk bevallásaiból az összevezetés is megtörténik. Ha a cég számlázási gyakorlata alapvetően jogkövető, akkor az esetleges ijedtséget félretéve hamar meg lehet barátkozni a rendelet várható, hosszabb távú, pozitív következményeivel.
Megnyugtató tény, hogy az adatszolgáltatás tervezett csatornája és technológiai követelményei kizárólag egyirányú kommunikációt tesznek majd lehetővé. Ez azt jelenti, hogy ezen keresztül csak a számlázó program kezdeményezhet adatküldést, a NAV visszafelé nem kérhet le belőle adatokat.
A megvalósuló fejlesztéssel később több adminisztrációt könnyítő szolgáltatás bevezetésére is lehetőség nyílik. Többek között adatszolgáltatási felületen keresztül nem csak küldhetnek adatot a vállalatirányítási rendszerek számlázó moduljai, de lekérhetnek is a NAV adatbázisaiból. A számlák kiállításának pillanatában például azonnali visszajelzést kaphatnak egy esetleg érvénytelen vagy felfüggesztett partneri adószámról, illetve valós időben is lekérdezhetik az aznap számunkra kiállított (azaz bejövő) számlákra vonatkozó jelentéseket is.
Mindezek nem utópisztikus találgatások, hanem a NAV Online Számla Rendszer gépi interfész technikai dokumentációjának már létező elemei. Mindezek egy kifehéredő gazdaság hatékony és automatizált platformjának megteremtését és az ezekhez kapcsolódó korszerű, digitális szolgáltató hatóság megszületését segíthetik elő.
Az online számlaadatküldésre való felkészülés összetett feladata a cégekre hárul, külső vagy belső erőforrásra támaszkodva, de meg kell találniuk a NAV által elfogadott, ugyanakkor a cégnek is megfelelő megoldást, hogy 2018. július 1-től meg tudjanak felelni a törvényi előírásnak.
