Egyfelől a behatárolható pénztárgép verziókkal ellentétben jelenleg több ezer különböző számlázóprogram állít ki magyar adószám alól számlákat. Ezek számottevő része egyedi fejlesztésű, vagy viszonylag kevés aktív ügyfél által használt szoftver, amelynek frissítése és aktualizálása aktív közreműködést igényel majd annak felhasználójától is.
Az alábbiakban azokra, az elsősorban technológia szempontokra szeretnénk rávilágítani, amelyek meghatározzák az online számlaadatküldés és számlázóprogram bekötés megvalósítását, az arra való felkészülést.
1. Ne vegye félvállról az online számlázást!
Még második olvasatra is megdöbbentő szankciókat olvashatunk a rendelettervezetben. Azok, akik az online jelentési kötelezettségnek nem, vagy késve tesznek eleget, akár 500 000 forintos bírsággal is sújthatóak, számlánként. Még ha várhatóan nem is az azonnali büntetés lesz a NAV első eszköze mulasztások esetén, az elvárás egyértelmű: minden olyan számlázóprogramot el kell látni az elvárt kommunikációs funkciókkal, amelyet a társaság hosszabb távon is használni szeretne.
2. Ne gondolja, hogy még ráér megoldani!
A számlázórendszerek online bekötése a NAV által kialakításra kerülő interfészre egyáltalán nem triviális és korántsem egyszerű feladat. A konkrét megvalósítás idő- és költségráfordítása erősen függhet attól, hogy a vállalat milyen rendszerek felhasználásával állít ki számlát. Alapfeltétel, de önmagában nem elegendő, ha a számlázóprogram egy internetkapcsolattal rendelkező irodában található.
Könnyebb az eset, ha egy lelkiismeretes és kellően motivált szolgáltató rendszerét használja számlázásra, ő valószínűleg saját üzleti érdekeit is szem előtt tartva el fogja készíteni a szükséges modulfejlesztéseket a megvásárolt számlázóprogramhoz. Érdemes azonban már előre érdeklődni ennek várható elkészültéről és a felhasználásának várható feltételeiről. Elképzelhető lehet ugyanis, hogy az új modul(ok) használata jelentősebb átalakításokat igényel majd a számlázás eddigi gyakorlatában, folyamatában esetleg rendszereiben.
Nehezebb a helyzet, ha a cég egyedi fejlesztésű vagy egy külföldi, a magyar változásokat nem vagy alig követő rendszer felhasználásával állítja elő számláit. Ebben az esetben a szükséges fejlesztések várhatóan nehezebben és nagyobb költséggel valósulhatnak csak meg. Ilyenkor érdemes egy olyan technológiai tanácsadóhoz fordulni, aki egyszerre tud megnyugtató támogatást biztosítani a jogszabályok és a technikai elvárások értelmezésében, a kialakításra kerülő megoldás megtervezésében és implementálásában, valamint annak későbbi tesztelésében és auditálásában is.
Egy ilyen projekt átfutása biztosan több hónapot vesz igénybe, időben indítsa el annak előkészítését!
3. Ne gondolkodjon kézi számlaadat-küldési megoldásban!
A NAV egyértelműen tervezett célja, hogy azonnal és automatikusan kapjon értesítést az általa meghatározott tartalmú számlák kiállításáról. A hangsúly az azonnali és az automatikus módokon van. Bármilyen konkrét technikai megoldást is vezet majd be a társaság, legyen az egy különálló ütemezett feladatkezelő rendszerben vagy a számlázó programhoz illesztett modulban megvalósítva, ezen szempontok teljesülése kulcsfontosságú lesz.
A NAV várhatóan továbbra sem fogja a számlázó rendszereket előre auditálni, ugyanakkor ellenőrző tevékenységét ki fogja terjeszteni az online jelentést megvalósító szoftvermegoldások ellenőrzésére is. Az előzetes konzultációk során az adóhatóság többször hangsúlyozta, hogy nem fogadhatóak el azok a technikai megoldások, amelyekben a számlák jóváhagyását követően és a NAV részére történő adatküldés közben bármilyen kézi beavatkozásra lehetőség, vagy szükség van.
online Számlariport - Ellenőrizze XML fájlját!
4. Gondolja át érdemes-e válogatnia számlái között!
Ugyan a rendelettervezet jelenleg a 100 000 Ft-ot meghaladó áfatartalmú, adóalany (gazdálkodó) felé kiállított számlák azonnali jelentését írja elő, de egyáltalán nem tiltja minden, azaz az összeghatár alá eső számlák riportolását. Ennek ismeretében mérlegelendő, hogy érdemes-e időt és technológiát áldozni a számlák összeg alapján történő szortírozására. Amennyiben várható, hogy rendszeresen állít ki nettó 370 000 Ft értéknél magasabb és kisebb összegű számlákat is üzleti partnereinek, érdemes lehet az összesre kiterjeszteni az online adatjelentést. Egyrészt mert így biztosan nem marad el egyetlen, a rendelet hatálya alá eső számla jelentése sem, másrészt pedig egyszerűsödik az informatikai megoldás, kevesebb hibalehetőség bújik meg benne.
A NAV egyértelmű célja, hogy idővel az összeghatárt folyamatosan lejjebb szállítsa, így ha már kezdetben figyelmen kívül hagyjuk a jelenlegi 100 000 Ft-os korlátot, később nem lesz teendőnk ezzel a megfelelőséggel.
