Lényegében minden hasznos információ megtalálható az adóhatósági dokumentációban a jogszabályi környezettől kezdve a regisztráció folyamat leírásán keresztül a technikai specifikációig, az alábbiakban nézzük át a tudnivalókat.
Az adatszolgáltatásra való felkészülés folyamata
1. Regisztráció az online számlaadat küldéshez a NAV-nál
Az első lépés a regisztráció, amelyet az adózó törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja tud elvégezni. A regisztráció során van lehetőség másodlagos felhasználókat hozzáadni, tehát az adózó vagy törvényes képviselője, arra feljogosított állandó meghatalmazottja a felületen szolgáltatott adatokhoz hozzáférést biztosíthat további személyeknek.
2. Technikai felhasználó létrehozása a cégnél
A következő lépés a technikai felhasználó létrehozása. Ezzel egy virtuális user-t kell létrehozni, amely az adatszolgáltatás teljesítéséhez fontos, tehát itt nem egy valós személy adatairól van szó. A technikai felhasználó mellé kapunk még egy aláíró kulcsot és egy cserekulcsot is.
3. Adatszolgáltatás a NAV rendszerének
A regisztrációt követően és a technikai felhasználó birtokában nyílik lehetőség az adatszolgáltatás teljesítésére. Az adatszolgáltatásnak egy automatikus, azaz emberi beavatkozás nélkül működő folyamatnak kell lennie, amely a számla lezárásakor automatikus módon adatot szolgáltat az Adóhatóságnak a következő lépésekben:
- Adatszolgáltatásra kötelezett számla kiállítását követően a beküldendő számlaadatok előállítása.
- Token – az adatszolgáltatás teljesítéséhez használatos egyszeri jegy – igénylése az adóhatóságtól.
- Az adóhatóságtól érkező válasz feldolgozása, a token és érvényességének tárolása.
- Adatszolgáltatás beküldése az előállított számlákról a NAV által meghatározott séma szerint.
online Számlariport - Ellenőrizze XML fájlját!
Titkosított üzenetek teszik biztonságossá az adatcserét a NAV-val
A NAV által megküldött token egy azonosító, mely az adatszolgáltatás beküldéséhez szükséges és csupán öt percig érvényes. Minden egyes adatszolgáltatás beküldéséhez egy ilyen azonosító generálódik, amely jogot biztosít adott számlaadatok beküldéshez. A token kérés tartalmazza az adózó adószámát, az aláírókulcsot és a technikai felhasználó login nevét. Ezért van szükség a technikai felhasználó regisztrációjára is, a token-kérés alapján egyértelműen beazonosítja az adatküldőt az adóhatóság, mindezt titkosítva.
Mind az adatszolgáltatás, mind a számla adatai vagy a token igénylése is különböző titkosítási módszerekkel történnek. Sőt, az adóhatóságtól kapott válaszüzenet is titkosított, amelyet vissza kell fejteni, kódolni a cserekulcs segítségével, hogy a társaság adatszolgáltató rendszere értelmezni tudja azt. A token igénylése után megkezdődhet az XML formátumú számla legalább az Áfa törvény szerinti adattartalmának továbbítása, de lehetőség van plusz információkat is jelenteni a NAV felé.
4. A NAV-tól visszaérkező válaszok kezelése is feladat
A számlaadat-szolgáltatás komplex feladata nem záródik le az adatok megküldésével, az adatszolgáltatás addig nem tekinthető teljesítettnek, amíg a feldolgozás sikerességéről meg nem győződtünk és az adott számlához tartozó nyugtaüzenetet nem kaptuk meg!
A cégeknek tehát további teendői is vannak az alábbiak szerint:
- A NAV-tól visszaérkező válasz fogadása, a tranzakció azonosítójának (ID) tárolása.
- Az adatszolgáltatási státuszok lekérése.
- Az adóhatósági válasz tárolása, feldolgozása és az adatszolgáltatásokhoz tartozó hibák javítása.
Amennyiben az adatszolgáltatásunk megérkezett az adóhatóság rendszerébe, kapunk egy tranzakció ID kódot. Ha nem kaptunk vissza ilyen kódot, akkor az adatszolgáltatást meg kell ismételni. Ha a tranzakció ID a rendelkezésünkre áll, akkor sem dőlhetünk hátra, mivel az azonosító segítségével le kell kérdezni a feldolgozás státuszát. Teljesült az adatszolgáltatás, ha a státusz lekérdezés eredményes és ,„OK” vagy „Warn” típusú visszajelzés érkezik a NAV felől.
Az „Error” típusú hibaüzenet azt jelzi, hogy nem sikerült az adatszolgáltatás, hibás az adatszolgáltatás tartalma! A hiba okát meg kell keresni és elhárítását követően az adatszolgáltatást meg kell ismételni, amíg ez meg nem történik, az adatszolgáltatás nem minősül teljesítettnek, a cég szankcionálható!
A cégnek további teendői vannak Warn, vagy Error hibaüzenetek esetén!
Az adóhatóság különbséget tesz „Error” típusú és „Warn típusú” adatszolgáltatás között!
A „Warn” típusú (sárga lámpa) üzenettel jelölt adatszolgáltatás befogadásra kerül. Ilyen hibaüzenet érkezhet például a helytelen országkód, vagy helytelen ÁFA kód miatt. Tehát akkor kapunk „warn” üzenetet, ha az adatszolgáltatás tartalmilag helytelen, vagy lehet, hogy helytelen. Ezeket a hibákat is ajánlott javítani vagy legalább is foglalkozni velük, ha a teljeskörű megfelelőségre törekszünk.
Az „Error” típusú üzenetet úgy képzeljük el, mint egy piros lámpát, ha ilyen hibát ejtünk, akkor az adóhatóság be sem fogadja az adatszolgáltatásunkat. Ilyen hibaüzenetek például, ha hiányzik az eladó adószáma vagy az érvénytelen, vagy a számla nem tartalmaz tételt. Ha a hiba az adatszolgáltatásból ered, akkor azt kell javítanunk. Ha viszont már a számlázáskor ejtettünk hibát, akkor a számlát is javítani kell.
Mi a teendő tartalmi adatszolgáltatási hiba esetén?
Természetesen a hibaüzenetektől függetlenül, a hibásan beküldött és befogadott adatszolgáltatás visszahívására is van lehetőség, de azt az adóhatósági adatszolgáltatásra kötelezett adóalanynak az adóhatóság rendszerében jóvá kell hagynia.
Ha az adózó oldalán a hibás adatszolgáltatás miatt áll fenn probléma, akkor a hiba észlelésének napjától számított 3 munkanapon belül kell azt javítani. Ha nem sikerül orvosolni a problémát, akkor a kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa törvény szerinti kötelező adattartalmának manuális rögzítésével kell eleget tenni az adatszolgáltatási kötelezettségnek.
Mi a teendő technikai probléma esetén?
Technikai jellegű probléma pl.: internetprobléma, vagy üzemszünet fennállhat az adóhatóság vagy az adózó oldalán is. Abban az esetben, ha a társaságnál, vagy szolgáltatójánál jelentkezne üzemzavar és az a 48 órát meghaladja, akkor ezt legkésőbb a 48 óra leteltekor jelezni kell az adóhatóságnak. Ilyenkor 24 óra áll rendelkezésre, hogy manuálisan rögzítsük a számlák adattartalmát, ha továbbra is fennáll az üzemzavar vagy az internet szolgáltatás elégtelensége.
Ha az adóhatóságnál üzemzavar miatt van gond, akkor az adóhatóság az üzemzavarról és az üzemzavar elhárítását követően közleményt tesz közzé honlapján. Az üzemzavar elhárítását követő 24 órán belül pedig pótolni kell az elmaradt adatszolgáltatást.
Olvassa el összefoglaló anyagunkat a NAV számlaadat-szolgáltatásról!
