A könyvviteli szolgáltatás egy bizalmi viszony, hiszen az üzleti titkok, vezetői döntések alapjai a könyvelők kezében vannak. A könyvelőváltás során több dologra oda kell figyelni, hogy az üzletmenetre ne legyen negatív hatással a változás.
A zökkenőmentes könyvelőváltás kulcsa az előkészítés
Sokan gondolhatják, hogy a könyvelőváltás sikeres lebonyolítása az időzítésen múlik. Véleményem szerint az időzítés a legkevésbé fontos szempont. Sokkal inkább az előkészületeken és a felkészült, profi csapaton múlik minden. Egy jól előkészített könyvelőváltással megoldást kapunk a felmerült problémás helyzetek kezelésére, és egyben jövőbe mutató, modern pénzügyi és számviteli fejlesztéseket is beépíthetünk cégünk működésébe.
Könyvelőváltás lebonyolításához kapcsolódó teendők
A tapasztalt könyvelőirodák szakemberei többnyire nem az első alkalommal működnek közre a könyvelőváltás folyamatában, így számukra a szükséges lépések is rutinfeladatoknak tekinthetőek. A teendők meghatározása során minden esetben a cég üzleti érdekeit kell szem előtt tartani, és következetesen végigvinni az alábbi folyamatot:
- A vállalkozás üzleti modelljének megismerése és átültetése a pénzügyi modellbe
- A vállalkozás infrastruktúrájának, IT-hátterének feltérképezése
- Számvitelszervezés – ügyviteli rendszer, könyvelési teendők, határidők meghatározása
- Nyitóadatok, előzmények helyességének ellenőrzése
- Javaslattétel a folyamatok fejlesztésére, módosítások implementálása, tesztelése
- Hatósági bejelentkezések, bejelentések ügyintézése
- A rendszerek üzemszerű működtetésének elindítása
- További kiszervezési lehetőségek felülvizsgálata (bérszámfejtés, BPO)
Ezekre a buktatókra érdemes odafigyelni könyvelőváltáskor!
A könyvelőváltás során felmerülhet, hogy a cég a már meglevő integrált vállalatirányítási rendszerében kéri a könyvelést, de az is hatékony megoldás lehet, ha a könyvelőiroda saját rendszerében nyújtja a szolgáltatást.
Bármelyik lehetőséget választjuk, a legfontosabb az, hogy a két adatbázis és rendszer összekapcsolása során a kommunikáció zökkenőmentes legyen. Mindkét esetben a költséghelyek kialakításával a vezetői döntésekhez szükséges információk, anyavállalati riportok is elkészíthetőek lesznek.
Modern pénzügyi fejlesztések birtokában a hagyományos back office teendőkön túl a könyvelés képes előremutató adatok feldolgozására, stratégiai döntések támogatására is.
A gondos előkészítés mellett a felkészült, profi csapat szintén a sikeres könyvelőváltás alapja, de a kezdeti időkben, a napi munka során az előzetes felmérések folyamatos felülvizsgálatát mindenképpen biztosítani kell. Az ügyfelet a lehető legjobban felkészült szakemberekkel kell támogatni, akik tapasztalataik segítségével képesek az esetlegesen felmerülő problémákat gyorsan és hatékonyan orvosolni, a lehetséges hibaforrásokat pedig előre jelezni és megoldásukra javaslatokat tenni.
A teljesség igénye nélkül néhány jellemzően előforduló hiányosság és a lehetséges következményei:
| Hiányosság | Lehetséges következmény |
| Kapcsolt vállalkozásokhoz kapcsolódó bejelentési kötelezettség elmulasztása | 500 000 Ft-ig terjedő mulasztási bírság |
| Szokásos piaci ár elvével összefüggő szabályozások betartása | Adóhiány, késedelmi pótlék Adóhiány 50%-ig terjedő adóbírság |
| Transzferár nyilvántartási kötelezettség elmulasztása | Mulasztási bírság mértéke nyilvántartásonként 2 millió forintig terjedhet, ismételt előforduláskor 4 millió forint lehet mindez |
| Transzferár nyilvántartási hiányos vezetése | Mulasztási bírság mértéke nyilvántartásonként 2 millió forintig terjedhet |
| Számlázó rendszer hatósági bejelentésének elmulasztása | 500 000 Ft-ig terjedő mulasztási bírság |
| Kötelezettségek átértékelésének elmulasztása a zárlati teendők során | Adóhiány, késedelmi pótlék Adóhiány 50%-ig terjedő adóbírság |
| Tárgyi eszközök értékcsökkenésének számításának hibái | Adóhiány, késedelmi pótlék Adóhiány 50%-ig terjedő adóbírság |
A digitalizáció pénzügyi területen is a sikeres jövő záloga
A modern pénzügyi funkciókkal a hagyományos back office teendőkön túl a könyvelés képes előremutató adatok feldolgozására, stratégiai döntések támogatására.
A társaságok többnyire rendelkeznek valamilyen vállalatirányítási rendszerrel, amelyet megéri továbbfejleszteni, vagy pedig érdemes felmérni azokat a lehetőségeket, amelyek lehetővé teszik egyes feladatok részleges, vagy akár teljes kiszervezését.
