A leltározás elvégzésének első lépései az időpont meghatározása, a felelős személyek kijelölése, a nyomtatványok összeállítása, majd mindezek kihirdetése és megismertetése a kijelölt személyekkel.
Az induló vállalkozásoknál a kezdő beruházások után mindenképpen szükséges az eszközök leltározása. A beruházások aktiválásánál az eszközök az aktiválási jegyzőkönyvvel kerülnek be a nyilvántartásba. Ha az aktiválási jegyzőkönyvön szereplő valamely adat nem pontos, mint például a darabszám, akkor nyitóleltárnál ez már feltűnik, és korrigálható. Sok esetben előfordul, hogy nem helyesen, egybe aktiválnak eszközöket, de ez hiba. Ezek az eszközök önállóan képeznek értéket, külön-külön kell nyilvántartásba venni és értékelni őket. Ahhoz, hogy az eszközállomány átlátható, világos és egyértelmű legyen nagyon fontos a pontos aktiválás.
Eszközcsoportok leltározási sajátosságai
Az immateriális javakon belül a vagyoni értékű jogok, üzleti vagy cégérték, kísérleti fejlesztés aktivált értéke, alapítás-átszervezés aktivált értéke, a szerződések közti megállapodások, jegyzőkönyvek, áttekintésével, ezek és a könyvelés adatainak egybevetésével történhetnek. A szoftverek leltározásánál a leltár felvevőnek meg kell győződnie arról, hogy megvan-e a szoftverhordozó, és a dokumentáció, illetve jeleznie kell, ha az használaton kívüli, elfekvő szoftver.
Az ingatlanok leltározásánál a tulajdoni lapok adatai alapján meg kell nézni, hogy, az adatok helyesek-e, illetve a vállalat összes tulajdonában lévő ingatlanról megvan-e a tulajdoni lap. Ezt követően a főkönyvi nyilvántartást egyeztetni kell a tulajdoni lapok adataival. Célszerű helyszíni szemlével is meggyőződni, hogy az ingatlan adatai megfelelően szerepelnek-e a nyilvántartásban, illetve azt is ellenőrizni kell, hogy a beruházásokon szereplő aktiválandó tételek aktiválódtak-e az ingatlanokra.
A gépek, berendezések, műszerek általában a legnagyobb értékű tárgyi eszközök egy vállalkozásnál. Ezért itt különösen nagy gondossággal kell eljárni. A tárgyi eszköz csoportonkénti analitikus nyilvántartása alapján minden eszközről leltárfelvételi jegyet kell kiállítani a leltározás során. A jegyek hátoldalán fel kell tüntetni az eszközök tartozékait, és azok gyártási számait. A jegyek és az analitikus nyilvántartás összevetésével azonnal kitűnik, hogy hány tétel nincs még felleltárazva. Minden eszközt fel kell leltárazni, azt is, ami nincs az analitikus nyilvántartáson. A leltárfelvételi íveket az értékeléskor töltik ki.
A járműveknél a leltárfelvételi jegyre az azonosító adatokon kívül (motorszám, alvázszám, rendszám) a tartozékokat is fel kell venni, tehát mindent, ami a járműből kiszerelve, önállóan nem használható a rendeltetésének megfelelően (pl. riasztó, vagy CD-s rádió).
A kis értékű eszközökre is vonatkozik a leltározás, attól függetlenül, hogy egyösszegű azonnali értékcsökkenésként számoltuk el. Az 1-es számlaosztályban ugyanúgy kimutatásra kerülnek.
A leltározás lezárása a jegyzőkönyv megírásával történik. A folytatásban az összegzés, kiértékelés következik, aminek a következménye a leltárhiány és a leltártöbblet, melyek rendezésének módját is meg kell határozni a kiértékelés során.
