Leltározás a számviteli politika miatt is fontos

A számviteli törvénynek megfelelően minden gazdasági eseményt a valóságnak megfelelően kell rögzíteni, hiszen a főkönyvi könyvelés év végi zárásához olyan leltárt kell készíteni, amely ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben.

A leltár nyilvántartás tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozás mérlegfordulónapon meglévő eszközeit és forrásait, a valóságnak megfelelő mennyiségben és értékben.
A leltározást a számviteli alapelveknek megfelelő folyamatos mennyiségi nyilvántartás vezetése esetén az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott időszakonként, de legalább háromévente mennyiségi felvétellel illetve minden üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt eszközöknél egyeztetéssel kell elvégezni. A vállalkozó, amely megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, évente köteles a mennyiségi leltározást elvégezni.

Kétféle leltárkészítési mód létezik:

• Teljes leltár: Erről akkor beszélünk, ha az a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a leltárfelvétel időpontjában a birtokában levő idegen (kölcsönbe vagy javításra átvett) eszközöket is.
• Évközi, és évzáró leltár: Az év közben készült (vagyonmérleg, záró mérleg),illetve az éves beszámolók valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja.

A leltározás előkészítése az ütemterv összeállításával kezdődik. A leltározási ütemterv az éves leltározás munkaprogramja.

A leltározás ütemtervét az alábbiak szerint érdemes kialakítani:

• Első lépésben elrendeljük a leltározást. Ekkor meghatározzuk a leltár fordulónapját, a leltározás időpontját, és a leltározás módját (tételes, vagy egyeztetéses),valamint kijelöljük a folyamatban résztvevő személyeket. Nagyobb cégeknél érdemes lehet leltározási körzeteket is kialakítani. Érdemes számba venni a leltározáshoz szükséges eszközöket is.
• Szabályozni kell a bizonylatolást.
• Végül meg kell szervezni a leltárdokumentumok feldolgozását, kiértékelését, ezek határidejét, és felelőseit.

A leltár bizonylatnak az alábbi tartalmi követelményei vannak:

• a társaság neve;
• az eszköz, eszközök megjelölése;
• a leltározási mód;
• a leltározási hely, több egység esetén területi csoportosításuk;
• az esetlegesen felhasznált bizonylatok sorszáma (másolata);
• a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontja, valamint a leltár fordulónapja;
• a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyisége, egységára és a megállapítható összértéke;
• a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálása;
• az egyéb szükséges leltárfelvételi bizonylatok, továbbá a jegyzőkönyvek, kimutatások előírás szerinti egyértelmű és hiánytalan kitöltése;
• a szükséges záradékok (pl. felelősségi nyilatkozat) és aláírások megléte;
• a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírása.

A leltárbizonylatokra vonatkozó általános szabályok az alábbiak:

• Valamennyi rovatot hiánytalanul ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő rovatokat megsemmisítő vonallal kell áthúzni.
• A kitöltés írógéppel, tintával, vagy golyóstollal történjen.
• A szövegírás olvasható legyen, javítás, helyesbítés esetén a javítás tényét a javítást végző személy köteles feltüntetni és aláírásával igazolni.
• A bizonylat kitöltőjének, és a leltározási egység vezetőjének valamennyi bizonylatot alá kell írni.

A leltárbizonylatok a mérleg bizonylatai, ezért azokat legalább 8 évig meg kell őrizni.  A leltározás vezetője köteles biztosítani a tényleges leltárfelvételhez szükséges mérőeszközöket és mérőműszereket.

A leltár értékelése a leltár befejezését követően a számviteli munkatársak feladata. Az értékelés szabályait a Számviteli Politika és az Értékelési szabályzat tartalmazza.  A leltározás szabályszerű végrehajtásáért és ellenőrzéséért az Ügyvezető felelős.

A fentiekből is látható, hogy a leltározás során sok szabálynak kell megfelelni és fontos, hogy az pontosan készüljön el. Az immateriális javak és tárgyi eszközök leltárára további szabályok vonatkoznak. Ezeket a számviteli politikában rögzített időszakonként, legalább háromévente kell elvégeznie a vállalkozásoknak. Erről a következő blogomban fogom összefoglalni a legfontosabb tudnivalókat.