Van a törvényi előírásoknak megfelelő számviteli politikánk, pénzkezelési szabályzatunk, zárt rendszerünk, már csak be kell tartanunk saját belső szabályzatunkat. S ez tud lenni a legelső buktató. Amennyiben nem a vállalkozás valódi gyakorlatának megfelelően került elkészítésre a pénzkezelési szabályzat pénzügyi szakember bevonásával, hanem valamilyen megvásárolható, vagy internetről letöltött sémába kerültek csak felvitelre a cégadatok, és a egy adóellenőrzés során a revizorok feltárják a hibákat, komoly büntetésre számíthat a vállalkozás.
Tegyük fel, hogy a szabályzatban nem került meghatározása a házipénztárban tartható maximális pénzösszeg. A revizornak feltűnik, hogy az egyik napon a házipénztár nyilvántartása alapján magas volt készpénzállomány és nem gondoskodtak a készpénz bankba szállításáról. Ha meghatároztuk volna a maximális összeget, akár bele is férhetett volna a keretbe, így azonban a miatt, hogy a szabályzatból hiányzik a maximális összeg meghatározza szankcionálhat az adóellenőr és mulasztási bírságot szabhat ki társaságunkra.
Korábbi bejegyzés – Házipnztár szabályos vezetése I. rész
A házipénztár vezetése nagy odafigyelést igényel! Az egyik talán legfontosabb feladat az, hogy betartsuk a számviteli törvény által előírt bizonylati elvre, bizonylati fegyelemre és a számviteli bizonylatokra vonatkozó szabályokat. Minden gazdasági eseményről bizonylatot kell kiállítani és rögzíteni kell a könyveinkben. A bizonylatokat szabályszerűen kell kiállítani, úgy hogy a bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően mutassa.
Azt gondolhatjuk, hogy mi sem egyszerűbb, hiszen mindenről kapunk számlát! Azt a számlát egyszerűen csak odaadjuk a könyvelőnek, aki lekönyveli pénztári tételként és kész. Azonban ez nem ilyen egyszerű! A vállalkozásoknak saját házipénztárral kell rendelkezniük. Az utalványozásra jogosult személy jóváhagyását követően a pénztár kezelésére jogosult munkavállalónak a számlát iktatnia kell, s 2 példányban ki kell állítania egy kiadási pénztárbizonylatot amiket a pénztárosnak és a számlát benyújtó személynek is alá kell írnia. A pénztáros kifizeti a számlán lévő ellenértéket, a napi pénztárjelentésén is szerepelteti a készpénzes kifizetés. Nap végén a nyitó pénzállományból levonva a napi forgalmat meghatározza az aznapi záró készpénzállományt és összeveti a pénztárban lévő összeggel, majd az esetleges eltéréseket megfelelően rendeznie kell.
Abban az esetben, ha a vállalkozás csak beviszi az összegyűlt készpénzes számláit a könyvelőhöz, aki azokat rögzíti a könyvekben, de a pénztár bizonylatok nem lettek kiállítva és társaságunk kap egy adóellenőrzést nagy bajba kerülhetünk, hiszen semmi sem bizonyítja, hogy a készpénzmozgás is megtörtént. ,Az adóhatóság ebben az esetben akár még jogosulatlannak is tekintheti az adott számla könyvelésben történő szerepeltetését, és akár társasági adót (tao) iparűzési adót (ipa),általános forgalmi adót (áfa) érintő negatív hatása is lehet, ha a bizonylat kikerül a könyvelésből.
Negatív pénztár
Fontos kérdés, hogy lehet-e negatív a pénztár? Természetesen erre automatikusan az a válasz, hogy nem. Azonban a gyakorlat nem ennyire egyértelmű. Előfordulhat olyan eset, hogy a pénztáros nem gondoskodott elegendő készpénzről, és jött egy nagyobb árumennyiség, de nem tudja a vállalkozás kifizetni és már a bank sincs nyitva. Mi a teendő ilyen esetben? Gyakorlatban előfordul, hogy a pénztáros, vagy a cégvezető előveszi a pénztárcáját és kifizeti az áruszállítót. Ez a gyakorlatban abszolút egyszerűnek és gyors megoldásnak tűnik, azonban gondosan kell eljárni ilyen esetben. A pénztárba csak abban az esetben adható kölcsön pénz, ha erről kölcsönszerződést ír a pénztáros és az összeget kölcsön adó fél. Ebben , rögzíteni kell a kölcsönadott pontos összeget, a kölcsönre vonatkozó kamatot és a visszafizetés időpontot. A pénztáros az aláírt szerződés értelmében 2 példányban bevételi pénztárbizonylatot állít ki, a felek aláírják azt, így bekerülhet a pénztárba az összeg és már kifizethető az áru. Így megoldódik a pénztáregyenleg és nem lesz negatív a pénztár. Azonban ha a bizonylatolás nem készül el és a bevétel nem kerül be a pénztárba, akkor bár a gyakorlatban a pénztár egyenleg nem lett negatív a könyvelés mégis azt fogja mutatni. A NAV amit erre példát talál a könyvelésben, azonnal kutakodni kezd, hiszen ez azt mutatja, hogy valamilyen tranzakció nem teljeskörűen került be a könyvelésbe.
Túl sok a készpénz a pénztárban?
Az sem jó, ha a pénztárban sok a készpénz. Ha a pénzkezelési szabályzatban meghatároztuk a napi maximumot, azt nem szabad túllépnünk. Ha mégis több készpénz kerül be a kasszába, azt be kell fizetnünk a társaság bankszámlájára.
Elszámolási előlegek
Az elszámolási előlegek esetében a pénzkezelési szabályzatban pontosan meg kell határoznia, hogy milyen célokra lehet azt kiadni. Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az igényelt összeg nagyságától függő szabályokat követve lehet kiadni, minden esetben a társaság által erre rendszeresített formanyomtatványa alapján. Az összeget legfeljebb 30 naptári napra lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. Az elszámolásra kiadott összegekről a pénzkezelő és a könyvelés is köteles nyilvántartást vezetni. Tipikus hiba, hogy a társaságok nem vezetnek nyílván tartást és hogy az előleget kapó munkavállaló nem veszi vissza időben az elszámolást. Ez komoly gondot okozhat az ellenőrzésnél, tekintettel arra, hogy ebben az esetben ez már az érintett magánszemély jövedelmének minősül és adóvonzata van.
Szankciók
Nem megfelelő pénztár kezelése esetén az adóhatóság büntetést szabhat ki. A legsúlyosabb szankció az, ha az NAV becslést alkalmaz. A becslés olyan bizonyítási módszer, amely a törvényeknek megfelelő, a valós adó, illetve költségvetési támogatás alapját valószínűsíti. Az adóhatóság bizonyítja, hogy a becslés alkalmazásának a feltételei fennállnak, továbbá azt, hogy a becslés alapjául szolgáló adatok, tények, körülmények, valamint a becslés során alkalmazott módszerek az adó alapját valószínűsítik. Ilyen lehet, ha az adóhatóság szerint a rendelkezésre álló adatok nem alkalmasak a valós adó megállapítására egy negatív pénztár esetén, mivel eltitkolt bevételt sejtethet. Vagy, ha nem tudja a vállalkozás bizonyítani hogy a költségek ténylegesen a vállalkozás érdekében merültek fel.
Az Art 172. §-a alapján 500 000 Ft mulasztási bírsággal sújtható az az adózó, aki a jogszabályokban előírt bizonylatok kiállítását, illetve könyvek, nyilvántartások vezetését elmulasztja, a bizonylatokat az előírásoktól eltérően állítja ki, a könyveket, nyilvántartásokat hiányosan vagy az előírásoktól eltérően vezeti, a számviteli törvény alapján összeállítandó szabályzataiban foglaltaktól eltérően jár el.
Ezek után azt gondolom mindenképpen érdemes nagyobb hangsúlyt fektetni minden vállalkozásnak a házipénztár megfelelő vezetésére, a pénzkezelési szabályzat pontos kidolgozására és a jogszabályok betartására.
