A házipénztárak szabályozását érintő bejegyzésem első részében ezekre a szabályokra szeretném felhívni figyelmüket.
A házipénztár kezelésének szabályai a számviteli törvény szerint:
- A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó a kezelésében, a használatában, illetve a tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan könyvviteli nyilvántartást köteles vezetni, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja meg.
- Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban kell rögzíteni.
- A számviteli nyilvántartásokba, csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni.
- Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan, a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak.
- Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá.
- A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani.
- A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, illetve időszakában, magyar nyelven kell kiállítani.
- A pénzeszközöket érintő bizonylatok adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételek legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-ig kell a könyvekben rögzíteni.
Mivel minden vállalkozás másként működik, ezért a törvény által előírtakat minden vállalkozásnak a saját működését figyelembe véve, a pénzkezelési szabályzatban kell meghatároznia, amely a számviteli politika szerves részét képezi. Ebben kell meghatározni a cég házipénztár vezetésének alapszabályait és a vagyonának védelmére irányuló rendszer kialakítását.
Házipénztárak NAV ellenőrzése
Adóvizsgálati ellenőrzések során a revizorok első kérése a belső pénzkezelési szabályzat bemutatása, így a házipénztár ellenőrzése esetén ezt be kell tudni mutatni.
A házipénztár kezelésének ellenőrzése során a NAV ellenőrei azt vizsgálják, hogy a mindennapok gyakorlata mennyire felel meg a szabályzatban leírtaknak, tekintettel arra, hogy a vállalkozónak az abban leírtak szerint kell eljárnia, működnie.
A pénzkezelési szabályzat keretében a következő területeken kell átgondolt és a tényleges gyakorlatnak megfelelő szabályokat lefektetnie a vállalakozásnak:
- A társaság sajátosságait, azaz azokat a speciális dolgokat, amik a vállalkozásra vonatkoznak. Ilyen lehet többek között az is, hogy mondjuk külső könyvelés végzi a társaság könyvelését.
- A készpénzkezelés szabályai alatt értjük az egyes pénztárak működtetését, az elszámolások nyilvántartását, a pénztári bizonylatolást, a pénztárzárásokat. A szabályzatban ehhez kapcsolódóan rögzíteni kell:- a pénztárak fajtáit (központi, telephelyi),pénznemét (forint, EUR , stb);- pénztári rendet, azaz, hogy milyen napokon, mikor van nyitva a pénztár:- pénztár kezelésére jogosult személyek körét, az ő helyettesítésüket. Velük írásban meg kell ismertetni a jogaikat és kötelezettségeiket, azt, hogy milyen felelősséggel tartoznak a rájuk bízott értékét;- pénztár ellenőrzésére jogosult személyek körét, az ellenőrzések gyakoriságát;- a pénztárban tartható maximális készpénzmennyiséget, illetve ennek túllépése esetén a többlet elhelyezésével, elszállításával kapcsolatos teendőket;- a készpénz szállításának és őrzésének módját;- hamis pénz kezelésére vonatkozó szabályokat.
- A legfőbb pénzügyi feladatok meghatározása kiemelt fontossággal bír. Meg kell határozni, hogy milyen jogai, hatáskörei, feladatai és kötelezettségei vannak a pénzügyi vezetőnek, alkalmazottnak. Például pénzügyi terv készítése havonta, gondoskodás a társaság fizetőképességének megtartásáról.
- A bankszámla forgalommal kapcsolatos feladatok kiterjednek azon személyekre, akik rendelkeznek a bankszámla felett, használják azt. Nagyon fontos, hogy a bankszámla mozgással összefüggő gazdasági esemény rögzítve legyen, és bizonylattal alá is kell azt támasztani.
- A pénzintézeti fizetési módokat is itt szabályozzuk:- Kinek van jogosultsága utalást kezdeményezni, ki és milyen összeghatárig rendelkezik önálló utalási joggal;- banki utalás kezdeményezésének jóváhagyásával kapcsolatos szabályozások; többes jóváhagyás fennállása esetén annak szabályai; céges bankszámlához kapcsolódó bankkártya használatára ki, milyen keretek között jogosult, részletesen kitérni a maximálisan felvehető készpénz összegére, a kártyás tranzakciókhoz kapcsolódó bizonylatok elszámolására
- Pénzforgalmi szabályokat csődeljárás, felszámolás esetén.
A vállalkozásnak javasolt saját dokumentum formátumokat is készíteni, amiket a gyakorlatban használ.
A pénztári feladatokkal megbízott személynek pontos munkaköri leírást érdemes adni a későbbi félreértések elkerülése végett, hiszen ezen keresztül ismerheti meg a feladatait. Fontos, hogy a pénzkezelési szabályzat, illetve ezen munkaköri leírás átvételéről, megismeréséről átvételi elismervény is készüljön.
Ha készen van a szabályzat, leírás és megismertük akkor a legfontosabb teendő annak betartása. Az ellenőrzés során az első vizsgálati ponton átmentünk, hiszen van szabályzatunk, mely mindenre kiterjed. Most meg kell felelni a többi vizsgálati pontnak is, amelynek keretében az adóhatóság azt vizsgálja, hogy mindent úgy csinálunk-e a gyakorlatban , mint ahogyan az le van írva elméletben.
