Uniós adószámok: érdemes ellenőrizni!

Az egyik a klasszikus papíralapú adatlekérdezés. Ez úgy működik, hogy a magyar adóhatóságnak van egy központi kapcsolattartó irodája, amely bármikor kapcsolatba tud lépni a többi uniós adóhivatallal. Vagyis ha közöljük a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal külföldi partnerünk uniós adószámát, a NAV írásban tájékoztat minket annak érvényességéről.

Ennél a megoldásnál különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a közösségi adószámot pontosan tüntessük fel a kérelmen. Az adóhatóságtól kapott hivatalos tájékoztatást érdemes elrakni, lefűzni, hiszen ez igazolja a közösségi termékértékesítés adómentességét - ha a partner adószáma esetleg nem érvényes vagy a vevőnk nem áfa alany, akkor részére a számlát magyar áfával kell kiállítani, az ehhez kapcsolódó adókockázatot pedig a számlát kiállító, jelen esetben a magyar eladó viseli. A tetemes, 27 százalékos adóteher mellett pedig még adóbírságot és késedelmi pótlékot is fizethet az eladó.

A másik megoldás gyorsabb: az Európai Bizottságnak van egy olyan, szabadon elérhető honlapja, ahol – begépelve a partner közösségi adószámát – online megerősítést kapunk a keresett adószám érvényességéről. Ha a saját adószámunkat is megadjuk a kereséshez, a folyamat végén kapunk egy azonosító számot, amivel bizonyítani tudjuk, hogy meggyőződtünk az adószám érvényességéről, ezért érdemes így, magunkat is azonosítva lekérdezni a partnerek közösségi adószámait, illetve megőrizni a kapott megerősítéseket.

Az online megoldás esetében érdemes odafigyelni arra, hogy ezt az adószám-adatbázist is különböző időpontokban frissítik. Vagyis a lekérdezés pillanatában nem feltétlenül az akkor érvényes adószámot kapjuk meg, hanem a legutolsó frissítés állapota szerintit. Tehát itt lehet egy olyan átmeneti időszak – pár nap, vagy akár pár hét is -, ahol van egy csekély esély arra, hogy az adott adószám már nem érvényes, holott valamivel korábban még az volt.

Az adószám-lekérdezések jelentőségét növelni, hogy egy átfogó adóhatósági vizsgálat – illetve esetleges visszásságok napvilágra kerülése esetén – a fent említett igazolások bizonyítják, hogy létező adóalanynak és igazoltan adómentes ügyletet számláztunk. Bár hivatalos, egységes állásfoglalás nincs arról, mi szükséges ahhoz, hogy egy adózó teljes mértékben levédhesse saját magát, adóbevallási gyakoriság függvényében – havonta, negyedévente vagy akár évente - mindenképen érdemes megejteni az adószámok ellenőrzését a létező partnerek körében is.