A NAV online számla adatszolgáltatás ellenőrzésének tipikus esetei
1. e-ÁFA rendszerre való felkészülés során
Az e-áfa rendszer a NAV online számla adatszolgáltatásokra épül, így elengedhetetlen, hogy az online számla adatszolgáltatásaink helyesek legyenek és ellenőrzésük is megtörténjen. Adatszolgáltatásaink ellenőrzésével meggyőződhetünk arról, hogy minden adatunk megbízható és pontos, így simább lehet az átállás az e-ÁFA rendszerre.
2. Támogatás az elektronikus számlázásban
Az XML vizsgálatok nem csak a jogi követelményeknek való megfelelésben nyújtanak segítséget, de abban is, ha a vállalat az elektronikus számlázás bevezetésén gondolkodik. A NAV XML adatszolgáltatásokat már 2021 óta használhatjuk e-számlaként is bizonyos követelmények megtartása mellett. Érdemes szem előtt tartani, hogy mielőtt az adatszolgáltatásokat felhasználnánk a partnereink felé való e-számlázáshoz, akár a PDF-számlánk csatolmányaként, akár az online számla rendszeren keresztüli számlázást választva, gondoskodnunk kell az adatok minőségéről, hiszen nem csak az Adóhatóság, hanem a számlabefogadó is érdekelt a pontos NAV XML adatok előállításában.
3. Adatszolgáltatási hiba esetén
Főleg nem magyar fejlesztésű számlázóprogram, vagy vállalatirányítási rendszer esetén fordul elő, hogy adatszolgáltatásaink hibára, vagy figyelmeztetésre futnak. Amennyiben hibás „error” üzenetet kapunk adatszolgáltatásainkat mindenképp javítanunk kell, hiszen nem sikeres adatszolgáltatásoknak minősülnek. Az is előfordulhat, hogy figyelmeztető un „warn” üzenetet kapunk, ilyenkor meg kell vizsgálnunk, hogy mi az oka a hibának, mert lehetséges, hogy indokolt ezen adatszolgáltatásokat javítani vagy fejlesztéseket eszközölni a jövőbeni figyelmeztetések megelőzésére. Érdemes ekkor is ellenőrizni adatszolgáltatásainkat tömegesen, hiszen lehet, hogy a múltban is előfordulhattak hasonló esetek, sőt lehetséges, hogy az error-ra futott adatszolgáltatás javításáról és a sikeres adatszolgáltatásról megfeledkeztünk, vagy nem is volt róla információnk. Az ellenőrzés segítségével pedig meggyőződhetünk, hogy adatszolgáltatásaink hiánytalanul megtörténtek-e.
4. Számlabefogadó partnereink mutatnak rá a hibás adatokra
Előfordulhat, hogy partnereink eltérést jeleznek a megkapott számlaképek és a NAV online számla jelentések között, hiszen ma már gyakori, hogy az adatszolgáltatásokat automatizált számlaadat feltöltésre használják fel könyvelési rendszereikbe, ezáltal is csökkentve a manuális adatrögzítést. Elég egyszer előfordulnia egy ilyen eltérésnek, utána érdemes a többi adatszolgáltatást is megvizsgálni, hogy nincs-e adateltérés, valamint, hogy az adatszolgáltatásaink hiánytalanul megtörténtek-e. Kerüljük el azt az üzletileg kellemetlen szituációt, hogy számlabefogadó hívja fel a figyelmünket arra, hogy nem látja adatszolgáltatásunkat az online számla rendszerben.
Érdekel a NAV online számla problémák kezelésének lehetősége
5. Eltérések az áfa bevallás készítése során
Amennyiben eltéréseket tapasztalhatunk az áfa bevallás alapját képező áfa analitika adatok és a számlaadatszolgáltatások között, legyen szó dátum vagy összegbeli eltérésről, esetleg eltérő vevő adószámról. Az adatok automatizált összevetésével ellenőrizhető a két rendszerben található adatok pontossága, és az online számla ellenőrzés eredményeképp hatékonyan javíthatóak az online számla adatszolgáltatások a hibafeltárás után, hiszen kiderül számunkra, hogy mely adatszolgáltatások hibásak, és a hibás adatszolgáltatásokon belül milyen adatokat kell javítani. Fontos tudni, hogy az adatszolgáltatásaink során a NAV nem ismeri a számla teljes adattartalmát a valóságnak megfelelően, így például ha a számlánkon a fizetendő áfa tartalma 100 000 forint, viszont az adatszolgáltatásunkban egy másik összeg szerepel, az adatszolgáltatás befogadott lesz. Tehát lehet, hogy a pénzügyi munkatárs ellenőrzi adatszolgáltatásaink státuszát és a vállatirányítási rendszerben, vagy számlázóprogramban az adatszolgáltatás "error" vagy figyelmeztető üzenet nélkül megtörtént, ez még nem feltétlen jelenti, hogy 100%-ban megfelelünk a követelményeknek és a valóságnak megfelelő adatok szerepelnek az Adóhatóság rendszerében. Érdemes tehát időközönként ellenőriznünk adataink helyességét.
6. NAV adóellenőrzés előtt
Több társaság életében előfordult már, hogy a NAV arról értesíti telefonon, hogy adóellenőrzést fog indítani a következő negyedévben. Annak érdekében, hogy elkerüljük a maximálisan kiszabható számlánkénti 500 ezer forintos bírságot, érdemes időben felkészülni az adóellenőrzésre, ennek keretén belül ellenőriznünk adatszolgáltatásaink minőségét és összevetnünk azokat az áfa analitikai adatainkkal.
7. Adóellenőrzés, során az adóhatóság hiányosságot állapított meg
A NAV adó vagy jogkövetési vizsgálatot indított, és hibákat, hiányosságokat talált az online számla adatszolgáltatásokkal kapcsolatban? Ilyen esetben mindenképp érdemes ellenőrizni a vizsgált időszak adatszolgáltatásainak minőségét és pótolni a hiányzó adatszolgáltatásokat, valamint javítani az eltéréseket. A jó hír, hogy adóvizsgálat során is van lehetőségünk az adatok javítására, sőt a mielőbbi korrekció akár nullás jegyzőkönyvet eredményezhet.
8. Online számla adatszolgáltatások ellenőrzésének nincs szakmai felelőse
Nem minden társaságnál van lehetőség, hogy a számla adatszolgáltatásainak ellenőrzését IT és adózási szakismerettel is rendelkező kolléga lássa el. Általában ez a két terület elválik egymástól, így habár pénzügyi szakemberként láthatjuk az adatszolgáltatásokat annak pontos és hiánytalan működéséről nem biztos, hogy megvagyunk győződve, továbbá technikai szemszögből egy hibás adatszolgáltatás esetén IT szakember segítségét kell kérnünk.
9. Új pénzügyi vezető esetén
Új pénzügyi vezetőként nem biztos, hogy rendelkezünk teljes körű információval a társaság adatszolgáltatásainak státuszáról. Az online számla audit segítségével könnyen megismerhetjük adatszolgáltatások minőségét, adószakmai és technikai szemszögből is. A jól felkészített adózási folyamatok nem csak az adóhatóság felé történő megfelelésben, de a belső döntéshozatalban és a vállalati hatékonyságban is jelentős előnyöket biztosíthatnak.
10. Számla adatszolgáltatási rendszer bevezetésekor
A társaság IT szakemberei elkészültek az egyedi fejlesztésű vállalatirányítási rendszer részét képező számla adatszolgáltató modul fejlesztéssel és szeretnénk meggyőződni, hogy az az új fejlesztések megfelelően működnek-e, vagy egy új vállalatirányítási rendszerre való átállás történik cégünknél, érdemes ezekben az esetekben is ellenőrizni adatszolgáltatásaink helyességét.
A technológia és az adatszolgáltatások
A technológia fejlődésével egyre fontosabbá válik az adatszolgáltatások minőségének ellenőrzése és fejlesztése, hiszen egyre több adózási követelmény, vagy lehetőség XML alapokra terelődik, akár ha az EKAER rendszer automatizált jelentéseire, online számla adatszolgáltatásokra, elektronikus számlázásra vagy az eÁFA rendszerre gondolunk.
Online számla audit ellenőrzések
Az XML vizsgálatok fontos szerepet játszanak a vállalatok adatszolgáltatási folyamatainak fejlesztésében. Az ellenőrzéssel a vállalatok képesek még hatékonyabb adatszolgáltatást biztosítani, és az adóellenőrzések során felmerülő esetleges kockázatokat csökkenteni.
