Az M-lapok hibás vagy hiányos benyújtása komoly mulasztási bírságot vonhat maga után, különösen az új, szigorúbb szabályozási környezetben. Nézzük, miért fontos az M-lapok precíz kitöltése, hogyan használhatók a NAV Online Számla rendszer adatai, és melyek a leggyakoribb hibák, amelyeket el kell kerülni!
Miért fontos az M-lapok pontos elkészítése?
Sok vállalatnál kézzel vagy makrók segítségével készülnek el az M-lapok, esetleg szoftveres megoldásokat használnak a bevallási formátum generálásához. Ezek a módszerek önmagukban nem biztosítják a NAV által elvárt adatszolgáltatás pontosságát, mivel többnyire nem tartalmaznak automatikus összevetést a NAV Online Számlarendszer adataival.
Az adatrögzítési hibák kiszűrésére egyre több cég választ automatizált rendszereket, amelyek integrálják a NAV online számlaadatbázisát a belső könyvelési rendszerrel. Alternatív megoldásként az online adatszolgáltatás adatait importálják a könyvelési rendszerbe, ahol a számlák jóváhagyási és ellenőrzési folyamatokon mennek keresztül, így elkerülhető a manuális adatrögzítés. Ez a módszer nemcsak gyorsítja a folyamatot, hanem nagyobb biztonságot is nyújt az adóhatóság által elvárt követelmények teljesítésében. Ezenkívül a belföldi összesítő jelentések készítésekor egyre több vállalat alkalmaz keresztellenőrzést a NAV online számla adatokkal, hogy biztosítsa a teljes pontosságot.
Fontos változás, hogy augusztus 1-jétől a 181/2024. (VII. 8.) Korm. rendelet értelmében a mulasztási bírság összege 1 millió forintra emelkedett. Ez különösen fontos a belföldi összesítő jelentések és az online számlaadatszolgáltatások tekintetében is! Ráadásul az online számlaadatszolgáltatásnál minden egyes hibásan jelentett számla külön bírsággal sújtható, így az 1 millió forintos bírságtétel akár számlánként is felmerülhet. Ennek elkerülése érdekében a vállalatoknak kiemelt figyelmet kell fordítaniuk a pontos és teljes körű adatszolgáltatásra.
Az automatizált adatösszevetési megoldások nemcsak időt takarítanak meg, de minimalizálják az emberi hiba lehetőségét is. Ezek a rendszerek segítenek felismerni az adatrögzítési eltéréseket és biztosítják, hogy a számlák helyesen kerüljenek rögzítésre és jelentésre.
Mi a célja az ellenőrzésnek, a NAV Online számla-összevetésnek?
Az adóhatóság modern kockázatelemzési rendszere összehasonlítja az M-lapokon szereplő adatokat az üzleti partnerek által jelentett online számlaadatokkal. így a rendszer rendkívül pontos és kiszűri a legkisebb eltéréseket is. Ha a NAV eltérést tapasztal adategyeztetésre vagy jogkövetési vizsgálatra kerülhet sor. Fontos, hogy a vállalkozások maguk is végezzenek ellenőrzéseket, így kiszűrve a saját könyvelési rendszerükben felmerülő hibákat. Emellett az üzleti partnerek adatszolgáltatásában is előfordulhatnak hibák, vagy akár elmaradhat a NAV online számla adatszolgáltatás.
Eltérések esetén érdemes a számlakép alapján dönteni arról, hogy a saját rendszerünk adatait, vagy az online számlarendszerben található adatokat fogadjuk el helyesnek. A NAV online számla rendszerrel való összevetések jelentősen csökkenthetik a hibákból adódó kockázatokat, és lehetővé teszik, hogy jobban rálássunk partnereink adatszolgáltatásának pontosságára.
Az adatok automatikus összevetésével és az eltérések kezelésével pedig jelentősen csökkenthető a NAV által kiszabható mulasztási bírság kockázata.
10 tipikus hiba a belföldi összesítő jelentések, M lapok elkészítése során
1. Elgépelt számlaszámok
Adatrögzítési hibák miatt, vagy a könyvelési szoftver karakterszám-korlátozása következtében előfordulhatnak hibásan rögzített számlaszámok.
2. Belső iktatószám szerepeltetése számlaszám helyett
A számlaszám helyett a belső iktatószám kerül a jelentésbe.
3. Helytelen teljesítési dátumok
Tévesen megadott a valós áfa teljesítési dátumától eltérő dátumok kerülnek az adatsorba, például a számla kelte, fizetési határidő, rögzítés dátuma, vagy az elkésett számla esetén a hónap eleje.
4. Részleges adólevonás esetén hibás adatok
A levonható áfa és a hozzá tartozó adóalap szerepeltetése a teljes adóalap és adóösszeg helyett.
5. Csak az áfás adóalap és áfa szerepeltetése
Olyan számlák esetében, amelyek nem áfás tételt is tartalmaznak, csak az áfás adóalap és áfa szerepel a jelentésben.
6. Nem releváns bizonylatok szerepeltetése
Olyan bizonylatok kerülnek be, amelyek után nem érvényesítenek áfalevonást, vagy amelyek nem tartoznak adatszolgáltatási kötelezettség alá.
7. Végszámlák helytelen kezelése
A végszámlák nem a kitöltési útmutató szerint szerepelnek, hanem általános számlaként.
8. Eredeti számlaszám-hivatkozások hiánya
A korrekciós számlák esetében hiányoznak az eredeti számlaszámra való hivatkozások.
9. Csoportos áfaalany hibás azonosítása
Csoportos áfaalany partner esetén a csoporttag adószámának feltüntetése a csoportazonosító – csoportos adószám helyett.
10. Csak az adott időszaki online számla adatok alapján készülő M-lapok
Az M-lapok kizárólag az adott időszaki online számla adatok lekérése alapján készülnek, további ellenőrzés nélkül.
A felsorolt hibák mindegyike pontatlanságot eredményezhet. Ennek következménye lehet a mulasztási bírság, az adóhatóság hibajavításra szólíthat fel, adategyeztetést kezdeményezhet vagy akár ellenőrzési eljárást is indíthat. Különösen fontos a teljesítési dátum pontos megadása, mivel egy korábban érvényesített áfalevonás esetén, a jogszabály lehetővé teszi, hogy az adóhatóság az áfahiány miatt a mulasztási bírság mellett adóbírságot is kiszabjon.
Érdekel az automatizált M-lap készítés
Az M-lapok elkészítése hatékonyan: Tippek és tanácsok
AI összehasonlítás
Az adminisztrációs terhek csökkentése érdekében érdemes automatizált megoldásokban gondolkodni. Az AI-alapú rendszerek képesek felismerni az elgépeléseket, a pontatlan rögzítéseket, és a számlaszámokat összevetni az online számlaadatokkal, így minimalizálva az emberi hibák lehetőségét és biztosítva a szabályozói megfelelést.
Fordított összehasonlítás alkalmazása
A belföldi összesítő jelentés készítésekor az alapvető módszer, hogy az áfaanalitikában szereplő számlákat hasonlítjuk össze az online számla adatszolgáltatás adataival. Ez a keresztellenőrzési módszer segít azonosítani az esetleges eltéréseket. Azonban érdemes lehet egy fordított ellenőrzést is végezni: megvizsgálni, hogy az online számlarendszerben szereplő számlák mind megtalálhatók-e a saját áfaanalitikában.
Ez a fordított összehasonlítás segíthet feltárni az esetlegesen kimaradt számlákat, amelyek alapján jogosultak lennénk adólevonásra az adott időszakban.
Ez különösen fontos, ha a vállalat tömegesen dolgoz fel nagy mennyiségű számlaadatot. Így felismerhetjük azokat a számlákat, amelyek már a rendelkezésünkre állnak, de esetleg még nem kerültek könyvelésre.
Adatkiegészítés lehetőségei a NAV online számla rendszerből
Az online számlarendszer adatai fontos eszközként szolgálhatnak a belső adatok kiegészítésére. Például korrekciós számlák esetén segíthetnek az eredeti számlaszámok helyes rögzítésében, vagy a végszámlák pontos jelentésében. Az említett példák mellett a NAV Online számlarendszer adatai más hiányzó adatok, mint például a teljesítési dátum vagy a teljes áfaösszeg kiegészítésében is hasznosak lehetnek.
Az online számlarendszerből származó adatok felhasználásával kijavíthatjuk a rendszerünkben lévő hiányosságokat. Gyakori probléma, hogy korrekciós számlák esetén nem kerül rögzítésre az eredeti számlaszám hivatkozása, ami megakadályozza a helyes számlaláncolat kialakítását. Ez a hibalehetőség komoly mulasztási bírságot is vonhat maga után, amelyet az online rendszer adatainak használatával könnyedén elkerülhetünk. Ez a hiányosság a NAV rendszeréből pótolható, feltéve, hogy a szállító helyesen jelentette az adatokat az adóhatóság felé.
Továbbá, az online számla adatszolgáltatásokból a végszámlák is azonosíthatóak. Az áfatörvény 10. számú melléklete előírja a helyes végszámlajelentést. Automatizált megoldások segítségével a végszámlák két sorra bonthatók az ügylet teljes értékére, és az előlegfizetés utáni különbözetre vonatkozóan, az áfabevallás kitöltési útmutatója szerint.
Bevalláskészítési folyamat optimalizálása digitális megoldásokkal
Az M-lapok pontos és hibamentes elkészítése nemcsak a jogszabályi megfelelés érdekében fontos, hanem az adminisztrációs költségek csökkentése és az adóhatósági ellenőrzések minimalizálása miatt is.
A digitális megoldások hosszútávon időt és pénzt spórolnak meg a vállalatok számára. Az automatizált rendszerek és az online számlarendszer adataihoz való hozzáférés jelentős előnyt biztosítanak a cégeknek, és segítenek elkerülni a mulasztási bírságokat. Ezáltal a vállalatok jobban tudják kezelni a növekvő adminisztrációs terheket, miközben megfelelnek a jogszabályi előírásoknak.
Ha következetesen figyelünk a pontosságra, és a legmodernebb digitális megoldásokat alkalmazzuk, akkor biztonságosan navigálhatunk a NAV kockázatelemzési rendszerein keresztül.
