Mit is jelent az adókód?
Az adókódok tulajdonképpen az üzleti tranzakciók bekategorizálását jelentik az áfa törvény szempontjából, melyek kulcsfontosságúak az áfa-kalkulációk és a kapcsolódó bevallások elkészítésében, legyen szó bármilyen ügyletről. Bár nincsenek szabványosítva, tipikusan alfa- és numerikus karakterek gyűjteményéből állnak. Az adókódok a vállalatirányítási rendszerek (ERP-k),vagy adózási, számviteli rendszerek számára szolgáltatják azokat a kulcsfontosságú információkat és szabályokat, amelyek szükségesek a tranzakcióhoz kapcsolódó áfa mértékének, számításának és jelentési követelményeinek meghatározásához.
Az adókódok általában az alábbi információkat tartalmazzák, melyek szükségesek a minél pontosabb és konkrétabb ügylettípus meghatározásához:
- A tranzakció adóztatásának helye;
- A tranzakció jellege: eladás, vásárlás, vagy egyéb;
- Belföldi, EU-n belüli, export, import tranzakció-e;
- Innformáció tranzakció típusára vonatkozóan, pl: háromszögügylet, fel és összeszerelés;
- A tranzakció termékre vagy szolgáltatásra vonatkozik-e;
- Információ a termék vagy szolgáltatás típusára vonatkozóan, pl: tárgyi eszköz, ingatlan, vas-és acél termék;
- Az alkalmazandó áfa mértéke (0% 5%, 18% vagy 27%).
Adókódok használatával az adóbevallásra használt szoftveres megoldások, számviteli vagy ERP rendszerek képesek kiszámítani az egyes tranzakciók ÁFA mértékét, előkészíteni és legenerálni a szükséges számlákat és ÁFA bevallásokat. Ezzel lehetővé válik az áfa szabályok és előírások bonyolultságának kezelése, beleértve a fordított adózást és különböző adómentes vagy áfa hatályon kívüli tételek kezelését.
Az adókódok nem csak az ÁFA számításokhoz és bevallásokhoz nélkülözhetetlenek, hanem hozzájárulnak a tranzakciók pontos és hatékony könyveléséhez is.
Az adókódok nem megfelelő alkalmazása helytelen áfa számításhoz, adóbevallási és pénzügyi hibákhoz, valamint adóellenőrzési problémákhoz, következményekhez vezethet.
A helyesadókódok kialakítása és alkalmazása
Az adókódok kialakítása a precíz és gondos tervezést igényel. Az adókód lista létrehozásánál figyelembe kell venni a vállalatban előforduló tranzakciók típusait, a tranzakciók helyét és a tranzakciók jellegét, az alkalmazandó áfa mértékét. Az adókód lista tehát nem csupán egy egyszerű szám és betű lista, hanem egy komplex rendszer, ami a vállalat adózási folyamatainak központi elemét képezi.
Az adókódok listájának létrehozása után, minden egyes tranzakcióhoz hozzá kell rendelni az adókódokat. Ez egy kritikus lépés, hiszen az adókódok helyes alkalmazása nélkül a vállalat áfabevallása hibás lehet, ami komoly következményekkel járhat.
Az adókódok karbantartása és frissítése is kulcsfontosságú. Az adózási szabályok időközönként változnak, és ezek a változások befolyásolhatják a tranzakciók áfa számítását és jelentését. Továbbá egy új ügylet, tranzakció alkalmazásánál is érdemes meggyőződnünk a helyes áfa kezelésről és adókód besorolásról.
Tipikus hibák az adókódok alkalmazásában
Adómentes ügyletek helytelen besorolása
Az egyik leggyakoribb hiba az adókódok alkalmazásában, amikor a vállalatok egységesen "adómentes"-ként kezelik azokat a tranzakciókat, amelyek nem tartalmaznak áfát. Ez azonban nem felel meg a bevallási követelményeknek, hiszen fontos megkülönböztetni az áfa-mentes és az áfa hatályon kívüli tételeket, valamint pontosan ismerni az áfa mentesség vagy hatályon kívüliség okát. A besorolást megkönnyíti, ha tudjuk, hogy az adott tranzakció az áfatörvény melyik paragrafusa alapján mentesül az áfa felszámítása alól.
Nem megfelelően részletes adókódok
Gyakori hiba még, amikor egyes kiegészítő információkat nem alkalmaznak az adókódok meghatározása során és bizonyos típusú ügyletek egy kategóriába, egy adókód alá kerülnek besorolásra. Például a belföldi 27%-os termékértékesítésen belül is meg kell tudnunk különböztetni, hogy mely tranzakciók kapcsolódnak előlegszámlához. Amennyiben nem alkalmazzuk ezt a megkülönböztetést, és minden 27%-os termékértékesítést ugyanarra az adókódra sorolunk be, akkor a bevallásunk is pontatlan lesz, mivel az előlegtételeket már nem tudjuk automatikusan az adókód alapján megadni a bevallás részletező soraiban. Manuális megadás viszont jelentős adminisztrációs többletet jelent.
Hibás tranzakciótípusok
Egy másik gyakori hiba az adókódok alkalmazásában az adókódok nem megfelelő használata a tranzakció típusának meghatározásában. Például, ha egy vállalat rosszul határozza meg a tranzakció típusát vagy helytelen áfakezelési gyakorlatot folytat, akkor az adókód is hibás lehet, ami szintén hibás adóbevalláshoz vezethet.
Adókód, mint az áfa meghatározás motorja
Az adókódok kulcsfontosságúak a helyes adózási folyamatokban. A vállalatoknak gondosan meg kell tervezniük az adókódok listáját, és helyesen kell alkalmazniuk azokat minden egyes tranzakció esetében.
Ahogy a digitális számlázási és bevallási rendszerek egyre elterjedtebbé válnak, az adókódok használatának megértése és alkalmazása még fontosabbá válik a vállalatok számára.
Magyarországon a NAV számlaadatszolgáltatási rendszerében is kiemelten fontos az adókódok helyes alkalmazása. Az áfa-t nem tartalmazó tételeknél is elvárás, hogy megkülönböztessük az áfa-mentes és az áfa hatályon kívüli tételeket, és azokat további alkategóriákba soroljuk, úgynevezett case kódokba. Például az adómentes közösségen belüli termékértékesítés, új közlekedési eszköz nélkül kódja a "KBAET", ami lényegében a Közösségen belüli adómentes termékértékesítés mozaik szava. Amennyiben pontos és helyes saját adókódokkal rendelkezünk, az online számlaadatszolgáltatás rendszerben elvárt kódok meghatározása is könnyebb és pontosabb lesz.
Adókódok szerepe az eÁFA M2M rendszerben
Az adókódok pontos használata nemcsak a jelenlegi adóbevallásokat segíti, hanem előkészíti a terepet a közeljövőben bevezetendő eÁFA M2M rendszer számára is. Az új rendszerben a saját adókódjainkat is be kell sorolnunk az eÁFA rendszerben elvárt adókódokra, figyelembe véve az adóhivatal által meghatározott kódolási rendszert. Ennek segítségével egyértelműen megadhatjuk, hogy egy tranzakció milyen sorban vagy sorokban szerepeljen a jelenlegi áfabevallásban, valamint milyen adókulcshoz tartozik. Ha az adókódok nem részletesek, és nem azonosítanak pontosan egy tranzakciót, akkor problémák merülhetnek fel az eÁFA adókód besorolásnál. Egy bevallási sorhoz több NAV-os adókód is tartozhat, ezért az adott társaságnak a saját adókódját is szükséges lehet tovább bontania a megfelelő besoroláshoz, a saját és a NAV adókód pontos párosításához. Ez kihívást jelent a vállalkozások számára, viszont az adókódok auditálása, felülvizsgálata és pontosítása szakértői szemmel - figyelembe véve a NAV eÁFA adókód elvárásokat is - segít ezen akadályok leküzdésében.
Nemzetközi szinten is előtérbe kerül az adókódok pontos meghatározásának témája, hiszen az európai szinten jövőben bevezetendő DRR (Data Reporting Requirements) rendszer esetében is szükség lesz tranzakciók megkülönböztetésére a megfelelő riportáláshoz. A DRR rendszer elsősorban a közösségi kereskedelemhez kapcsolódó számlák riportolási rendszere lesz.
A helyes és pontos adókód besorolás tehát elengedhetetlen ahhoz, hogy a vállalatok eleget tudjanak tenni a bevallási követelményeknek, és hogy megfelelően tudják kezelni az adózási folyamataikat. Az adókódok precíz használata hozzájárul a pontosabb ÁFA bevallásokhoz, csökkenti az adózási kockázatokat, és segít a tranzakciók átláthatóságának javításában.
