A NAV mostanra elképesztő digitális adatmennyiséghez fér hozzá: a kötelező online számla adatszolgáltatás bevezetésével lehetővé vált, hogy kéziszámlázás helyett online, felhőalapú megoldások automatikusan végezzék el a jelentést az adóhatóság felé. Azonban az ERP rendszerek helytelen beállításai miatt számos társaság adatszolgáltatása még mindig nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, pedig egy előzetes önellenőrzéssel és hibajavítással nemcsak a számlánként akár 500 ezer forintos bírság kerülhető el, hanem számos adminisztrációs könnyítésre is lehetőség nyílna.
Az online számla adatszolgáltatási kötelezettségnek megfelelően a számlázóprogramok a számla adatot XML formátumban kötelesek jelenteni a NAV felé. Az adóhatóság csak az XML fájlt látja, így annak ugyanazokat az adatokat kell tartalmaznia, mint a számlának. A legtöbb probléma abból fakad, hogy a társaságok vagy az ERP rendszerek fejlesztői ezt helytelenül állítják ki.
A NAV online számla adatszolgáltatás leggyakoribb hibái
1.XML sémaváltáskor elmarad a rendszer felülvizsgálata
A NAV Online Számla rendszer jelenleg a 3.0 XML verziót használja, mely 2018. júliusa óta már a negyedik séma. A gyakran változó sémák adaptálása a cégektől folyamatos fejlesztést igényel.
Tipikus hibák:
- elmarad a felülvizsgálat bevezetéskor, fejlesztéskor (gyakori, hogy az új adatmezőket implementálják, de a korábbiak működésének ellenőrzéséről elfeledkeznek);
- a módosító számlát az eredeti számlaszám-hivatkozás nélkül, normál számlaként, negatív előjellel jelentik.
Amennyiben elmarad a rendszer felülvizsgálata, akkor velünk is megtörténhet az, hogy a számlaszám helyett a – külföldi ERP rendszerekben gyakori- referenciaszám vagy megrendelésszám kerül jelentésre.
Megoldás: minden verzióváltásnál - mind adótanácsadói, mind a cég működését ismerő könyvelői vagy pénzügyi vezetői oldalról - meg kell vizsgálni a számlakép és az azt leképező XML fájl összhangját, mert a NAV kizárólag az utóbbit látja.
NAV ONLINE SZÁMLA XML TANÁCSADÁS
2.Teljesítési dátum eltérés
A külföldi ERP rendszerekben többféle dátum megadható és eltárolható, azonban a magyar szabályok szerint értelmezett teljesítési dátum nem mindig található meg köztük.
Tipikus hiba, hogy módosító számlák esetén a program – az eredeti számla teljesítési időpontja helyett – új teljesítési időpontot társít, ami általában helytelenül a módosító számla keltével egyezik meg.
Megoldás: módosító számlák esetén a teljesítési dátumnak meg kell egyeznie az eredeti számla teljesítési időpontjával (kivéve, azt a ritka esetet, amikor ez az adat a módosítás tárgya).
3.Számlatételek eltérései
Legyen szó akár készletekről vagy egy szállodai foglalásról, a vállalati tevékenységhez kapcsolódó nyilvántartási rendszerek összetettsége miatt árnyaltabbá válik a számlázandó tételek megjelenítése.
Problémát okozhat, hogy míg a társaság saját rendszere - és így az xml fájl is - egy bővebb, tételes listát tartalmaz, addig számos esetben - jellemzően, azért, mert partner nem kívánja átadni a részletes kimutatást -, a számlára ezekről a tételekről már csak egy összesítő sor kerül.
Megoldás: számlaképet és az adatszolgáltatást egyeztetni szükséges, mert jogszabály szerint a számla adattartalmáról kell adatot szolgáltatni.
4.Mértékegységek helytelen feltüntetése
A mennyiségi egységek jelölésének eltérései – például darab, db, db., drb, piece, pcs, stück, st - megnehezítik az adatfeldolgozást.
Hibaforrás, hogy az adatszolgáltatás során a társaságok egyedi mértékegységeket is megadhatnak, és mindent saját mennyiségként jelenthetnek be.
Megoldás: a NAV egységesített mértékegység listájának használata a könnyebb, jogszabályoknak megfelelő adatfeldolgozás érdekében.
5.Téves adómentességi kód besorolása, helytelen hivatkozás
Adómentes számla számos esetben kiállítható, többek között alanyi adómentes adózó, közérdekű tevékenység vagy termékexport esetén.
Gyakori hibaforrás az adómentességi kód helytelen besorolása, vagy az, hogy az áfatörvény előírásaival ellentétben a számlákon – és a számla-XML-ben – nem szerepelnek a mentesség okára vonatkozó jogszabályi vagy bármely más egyértelmű hivatkozások.
Megoldás: a NAV által definiált mentességi kódok használata és a speciális adózási formák - például különbözeti adózás – jelölése, az ERP rendszer fejlesztéséhez adószakértő igénybevétele.
Miért fontos a helyes XML a NAV online számla adatszolgáltatás során?
- A notóriusan hibás adatszolgáltatók idővel bekerülnek a NAV kockázatelemző rendszerébe, így megnő annak az esélye, hogy az adózó ellen rövid időn belül jogkövetési vagy adóvizsgálat induljon.
- A NAV e-ÁFA tervezete jelentős könnyítéssel járhat főleg a kis- és középvállalkozások számára, de a nagyvállalatoknak is egyfajta ellenőrzési bázisként szolgálhat. A pontos áfakiajánlás alapja a megfelelő XML fájlon alapuló online számla adatszolgáltatás.
- Egyre több cég indul el a digitalizált számlázási megoldások felé és tér át az elektronikus számlázás különböző megoldásaihoz. Egy megfelelően kitöltött XML fájl akár e-számlaként is funkcionálhat, amennyiben az adatszolgáltatás során a társaságok nyilatkoznak arról, hogy az adatszolgáltatást számlának minősül.
- Az utólagos hibajavítás rengeteg idővel és jelentős költségráfordítással jár.
Lásson rá a hibákra a NAV előtt!
Az online számla adatszolgáltatási pontatlanságok kiszűrése és a hibajavítás adószakértői és fejlesztői tudást egyaránt igényel – azonban a legtöbb esetben a számlakiállításért felelős személyzet és az ERP fejlesztője közötti kommunikáció akadozó. Ráadásul gyakori, hogy a jogszabályok rejtelmeiben egyik fél sem jártas, így rések lehetnek a társaság online számla adatszolgáltatásának pajzsán az adóhatóság előtt. Ezért érdemes az adózás és az informatika területén is jártas szakértő bevonásával feltárni a kockázatokat és kijavítani az esetleges hibákat.
