2021. áprilisától – nagyon kevés kivétellel - minden magyar adószámról kiállított számla jelentendő az adóhatóság felé. Ezek az adatszolgáltatások, a NAV hamarosan elérhető e-áfa kiajánlásai alapját képezik, ezért ellenőrzésük még inkább reflektorfénybe kerül majd.
Több mint 40 ezer NAV ellenőrzés
A NAV friss statisztikái szerint az online számla rendszer adatai alapján végzett ellenőrzések száma meghaladta a 44 ezer jogkövetési vizsgálatot és az 5 ezer adóellenőrzést. A pandémia ellenére az ellenőrzések üteme nem csökkent. Az elmúlt fél évben közel 6 ezer jogkövetési vizsgálatot és több mint ezer adóellenőrzést folytattak le az ellenőrök, melyben 27 milliárd forint nettó adókülönbözetet tártak fel.
Számlánként akár 500 ezer forintos bírság
Habár az adóhatóság az eset összes körülményét - a hibát, a hiányosság mértékét, az adózó gyakorlatát - mérlegeli, lehetősége van a maximális, számlánként akár 500 ezer forintos bírság kiszabására is. Ekkora szigort a gyakorlatban a NAV ugyan még nem mutatott, de egyes társaságoknál már 50 és 100 ezer közötti számlánkénti bírságot is kiszabott, ami az adott esetekben összesítve több milliós büntetést jelentett.
Gyakori online számla adatszolgáltatási hibák
Sajnos még a sikeres adatszolgáltatás sem feltétlen jelenti, hogy minden elvárásnak megfeleltünk, mivel a NAV Online Számla rendszere az adatszolgáltatás során a számla valós tartalmát nem ismeri, így csak bizonyos ellenőrzéseket képes megtenni.
Egy példát említve: végszámla esetében - áfatörvény szerint - az előlegből adódó különbözetről is adatot kell szolgáltatni. Ha az adatszolgáltatásban nem jelöljük, hogy a tétel előlegjellegű, attól az még befogadott lesz, mert adott időpontban a NAV nem ismeri, hogy végszámláról szolgáltatunk adatot. A kötelező előleg megjelölés elmaradására éppen ezért csak egy alapos vizsgálat során derülhet fény, mivel az online számla adatszolgáltatás technikailag nem fog hibára futni.
Habár a törvény előírja, hogy a számláról, számla adattartalmáról kell adatot szolgáltatni, gyakran előfordul az is, hogy az adómentes, áfahatályon kívüli számlák esetében a fejlesztők a számlán lévő mentességi hivatkozás helyett a fejlesztői dokumentációban szereplő mentességi kód jelentését, és nem a számlán lévő mentességi hivatkozást szerepeltetik a rendszerben, mert előbbi technikai oldalról könnyebbséget jelent.
Sokszor azonban még az áfatörvényben kötelezően előírt elemek sem elegendőek. Teljes körű adattartalomra kell törekednünk akkor, ha adatszolgáltatásunk alapját képező fájlokat az adatexport követelményeknek is meg kívánjuk feleltetni, vagy igénybe vennénk az adóhatóság új szolgáltatását, az xml alapú e-számlázási lehetőséget. Ilyenkor azt is szükséges megvizsgálni, hogy minden, a számlán feltüntetni kívánt elemet tartalmaz-e az adatszolgáltatás.
Pénzügyi és IT szakértelem egyaránt szükséges
Az adatszolgáltatás minőségét adóügyi és informatikai szempontból is ellenőrizni szükséges. Csak így lehet biztosan megfelelni az áfatörvénynek és a NAV által közzétett fejlesztői dokumentációban foglalt követelményeknek.
Társaságoknál jellemzően a fejlesztő vagy a könyvelő, pénzügyi szakember követi az adatszolgáltatásokat, egyeztet a szükséges személyekkel. Azonban az IT és a pénzügy szakmai nyelvezetének eltérései miatt, a két terület átfogó ismerete nélkül a helyes adatszolgáltatás akadályokba ütközhet, ezért a felek szoros együttműködésére van szükség. Ilyen esetben célszerű egy olyan külső szakértő bevonása, aki az adózási és technikai elvárásokkal is tisztában van, és segít biztosítani az online számla adatszolgáltatáshoz szükséges teljes megfelelést.
Tegye rendbe adatszolgáltatását!
Önellenőrzéssel elkerülhető az adóbírság
Jó hír, hogy ha a társaság már legalább egyszer mélyebben megvizsgálta az online számla adatszolgáltatását, meggyőződött annak megfelelősségéről, vagy a vizsgálat hatására javította folyamatát, a jövőben valószínűleg kevésbé fordulnak elő majd hibák.
Azonban a számlázási folyamat változásánál, új adókód bevezetésénél, új ügylet – számlatípus alkalmazásánál mindig célszerű ellenőrizni a megfelelést.
A teljes körű megfeleléshez javasolt az adatszolgáltatások folyamatos ellenőrzése, számlák státuszának monitorozása, elutasított online számla adatszolgáltatás esetén a hibák minél előbbi kijavítása.
Ne feledkezzünk meg a megfelelő dokumentációról sem! Ha egy- egy hiba esetén készült feljegyzés, jegyzőkönyv, és bemutatható, hogy a társaság mindent megtett a hiba elhárítására, az adatszolgáltatás pótlására, akkor az enyhítő körülmény az adóellenőrzések során.
Végezzen online számlajelentés önauditot az adóhatóság előtt, hogy elkerülje a felmerülő kockázatokat, és még időben javíthassa adatszolgáltatásainak hibáját!
