Egy országos adóhatósági rendszer váratlan leállásainak okát pontosan nem ismerjük. Feltételezhetjük, hogy az érintett szakemberek mindent elkövetnek, hogy ezen események száma, időtartama egy folyamatosan csökkenő tendenciát mutasson. Ennek a nem kis feladatnak a felelősségét a hatóságnak meghagyva, mi azt járjuk most körbe, hogy az adóhatósági üzemzavarok kezelése milyen felelősséget és teendőt vet fel az adózók oldalán.
Üzemzavar esetén csak átmeneti az adózó NAV Online számla adatszolgáltatási mentessége
1. A legfontosabb, hogy ha bármelyik rendszer is áll le:
- akár a cég számlázó rendszere,
- akár az adóhatósági rendszer vagy
- a közöttük lévő kommunikációs csatorna
a társaság a számlák adatszolgáltatási kötelezettségétől csak időlegesen, átmenetileg mentesül. A mentesség csak addig él, ameddig a rendszerek normális működése visszaáll.
2. A szabályozás pontosan meghatározza, hogy a saját számlázó rendszer üzemzavara hány napig tartható fent adatszolgáltatás nélkül.
3. Az adóhatósági üzemzavarok észlelése és a következményeinek kezelése minden esetben az adózó felelőssége. Tekintettel arra, hogy az üzemzavar egy nem várt esemény, pont az különbözteti meg az üzemszünettől, hogy nem lehetett rá felkészülni, így az ezzel kapcsolatos kihívás még nagyobb.
4. Fellapozva a releváns NGM rendeletet, azt találjuk, hogy a NAV Online Számla Rendszer üzemzavaráról valamint annak sikeres elhárításáról az Online Számla Rendszer honlapján keresztül tudunk értesülni.
A rendelet szól arról is, hogy az üzemzavar elhárulását követően 24 órán belül kell pótolni a kimaradt adatszolgáltatásokat. Fontos, hogy 24 órát és nem 1 munkanapot ír elő a rendelet.!
5. Amennyiben a leállt NAV online számla adatszolgáltatásunk újraindítása valamilyen technikai személyzet közreműködését is igényli, úgy a 24 órás határidő csak abban az esetben teljesíthető minden körülmények között, ha a szükséges technológiai szolgáltatások és erőforrások ünnep- és munkaszüneti napokban is rendelkezésünkre állnak.
6. Az adatszolgáltatások utólagos pótlására szolgáló 24 óra az üzemszünet megoldásának hivatalos tájékoztatásától indul, ami pedig a NAV Online Számla portál rendszeres, esetenként munkaidőn túli követését is igényelheti. Célszerű lehet a szervezetben erre felelőst is kijelölni, aki az újraindítást követően a szükséges ellenőrzéseket is elvégzi azzal kapcsolatban, hogy valóban minden jelentésköteles számla célba ért-e az adóhatóság rendszerébe.
7. Amikor kikerül egy hír a NAV Online Számla rendszer üzemzavaráról, természetes reakció és sokszor tapasztaljuk mi is a gyakorlatban, hogy a cégek a kimenő számlázásuk átmeneti leállításáról döntenek. Ezzel az intézkedéssel próbálják meg előre csökkenteni az üzemzavarból adódó esetleges későbbi kellemetlenségeiket. A megoldás kétségkívül működhet abban az esetben, ha a számlázás késleltethető, valamint ha az időben eltolt számlázás adminisztrációs többletköltsége, valamint a bevételek későbbi realizálása üzletileg tolerálható.
8. Mindezek a kérdések persze nem merülnek fel, ha az alkalmazott számla adatszolgáltatási megoldás fel van készítve a rendszeres vagy hosszabb ideig fennálló adóhatósági üzemszünetek és zavarok kezelésére. Hatékony megoldást biztosíthat, ha az online számla adatszolgáltatás megvalósítását egy külső szolgáltatóhoz szervezzük ki. Ebben az esetben az adatszolgáltatás és az ahhoz kapcsolódó külső üzemzavarok kezelésének felelőssége és a feladatok erőforrás- és szakértőigénye is egyszerre kerül kihelyezésre a partnerhez.
A felhő alapú Connectax Invoice Reporter szolgáltatásunk a NAV Online Számla Rendszer üzemzavara mellett is folyamatosan elérhető. A megoldás mögött álló, felkészült támogatói csapat reális és versenyképes alternatívát kínál az ERP rendszerek felhasználói számára, főként, ha beépített online-számla adatszolgáltatási megoldásuk az üzemszünet által generált „stressztesztre” nincs felkészítve.
