Amit minden cégnél át kell gondolni járványhelyzetre való felkészülésként …
Ha egy vállalat még nem rendelkezik vészhelyzeti tervvel egy esetleges járvány miatt kialakuló helyzetre, azonnal lépéseket kell tennie kockázatai mérséklésére, és akár a koronavírus negatív hatásainak minimálisra csökkentése érdekében. Íme egy rövid áttekintés, mit tehetnek a cégek rugalmasságuk fejlesztése érdekében a járvány kitörésével szemben.
1. Válságkommunikációs terv kidolgozása
Vészhelyzet esetén egy világos válságkommunikációs terv támogatja a szervezetet, hogy elkerülje a krízist munkavállalóik, vezetőik és ügyfeleik körében, valamint felvértezzék magukat a jó hírnév sérülésével kapcsolatos kockázatokkal szemben. A vállalati krízistervekben a következőket kell meghatározni:
- kik az elsődleges vezetők és a helyettesek az üzleti folyamat különböző területein;
- kik azok, akik jogosultak döntéseket hozni;
- melyek az elfogadható kommunikációs módszerek, időkeretek és értesítési eljárások a szervezeten belül és az üzleti partnerek irányában;
- kik tarthatnak kapcsolatot külső szervezetekkel (médiával, szabályozó szervezettel, stb.).
2. A legfontosabb folyamatok kijelölése, vizsgálata
A válság ideje alatt a vállalatoknak meg kell határozniuk, mely folyamatok kulcsfontosságúak a működés fenntartása szempontjából, és mely folyamatokat lehet ideiglenesen felfüggeszteni. Például egy termelő vállalat egy időre felfüggesztheti, vagy más platformra helyezheti képzési tevékenységét, miközben üzemi rendszerei továbbra is működnek. A szervezeteknek fel kell mérniük, milyen erőforrások szükségesek a kritikus működési folyamatok támogatásához és ezeket hogyan tudják és milyen időtávon biztosítani, fenntartani. Az esetleges külső tényezők, szabályozók, egyéb szervezetek működésének kiesése mennyiben akadályozhatja bizonyos tevékenységek ellátását.
3. A munkaerőhöz kapcsolódó kérdések, döntések
A szervezeten belüli, legfontosabb folyamatok meghatározásakor a vállalatnak ismernie kell azt a minimális munkaerő-szintet, amellyel az alapvető működése, termelése, vagy szolgáltatása fenntartható. Hasznos lehet olyan munkaerőmátrix kidolgozása, amely körvonalazza az elsődleges és helyettesítő munkaerőt, az egyes szerepekhez tartozó pozícióknak megfelelően. A vállalatoknak fel kell készíteniük azokat a munkavállalókat, akik képesek támogatást nyújtani helyettesként, de esetleg nincs tapasztalatuk olyan konkrét szerepekben, ahol szükséges lehet lépéseket tenniük a későbbiekben.
A működés fennakadására való felkészülés közben fontos megtervezni a dolgozók esetleges távollétét is (ha ezek a távollétek abból adódnak, hogy a dolgozók megbetegszenek, valamely családtagjuk betegszik meg, kormány- és üzleti intézkedéseket vagy közlekedési korlátozásokat vezetnek be).
4. Kritikus beszállítói pontok azonosítása
A járvány következtében a vállalatoknak nem csak saját belső rendszerüket kell értékelniük, hanem azt is, hogyan érinti a válság a beszállítókat, és az hogyan érinti magukat a vállalatokat. A vállalatoknak azonosítaniuk kell azokat a beszállítókat, amelyek a kulcsfontosságú üzleti folyamataikhoz kapcsolódnak, azonosítaniuk kell a helyettesítő beszállítókat arra az esetre, ha szükség lesz rájuk, és ki kell dolgozniuk olyan ütemtervet, amely figyelembe veszi a potenciális beszállítók esetleges késéseit.
5. Távoli munkavégzés alkalmazhatósága és szabályai
A vállalatoknak adott esetben felül kell vizsgálniuk a távmunka esetére vonatkozó szabályaikat és lehetőségeiket. Át kell gondolni mivel jár, ha a munkavállalók számára kötelezővé teszik a távmunkát, vagy éppen a munkavállalók szeretnének otthonról vagy a szokásos munkahelyüktől eltérő helyen dolgozni.
A munkaerőre vonatkozó tervnek meg kell határozni, melyek azok a folyamatok, amelyek akkor is működnek, ha a munkavállalók távmunkában dolgoznak. A szervezeteknek biztosítaniuk kell, hogy a távmunkában dolgozó munkavállalók el tudják érni a szükséges rendszereket és adatokat, a műszaki kapacitás tudja kezelni a megnövekedett igényt a távoli használatra, és az informatikai támogató csapatok a távdolgozók rendelkezésére álljanak.
Mit tegyünk és mit ne tegyünk a COVID-19 második hullámára felkészülő szcenárió tervezésnél?
- A vállalati terveket, előrejelzéseket felül kell vizsgálni, hogy azonosítsuk a pénzügyi és fenntarthatósági szempontból kihívást jelentő pontokat.
- Meg kell tenni a megfelelő lépéseket az üzleti tevékenység szükség szerinti átalakítása érdekében, felismerve azt, hogy ahogyan a jövőben működik a cég, az más lesz, mint ahogy jelenleg teszi azt.
- Kommunikáljunk a kiemelt vevőkkel és beszállítókkal, és működjünk szorosabban együtt a járvány időszak átvészelése érdekében, elfogadva azt is, hogy a dolgok egyes esetekben nem a terv szerint haladnak.
- Tudatosítani kell, hogy a kihívásokkal közösen kell megbirkóznunk és hangsúlyozni, hogy a felkészülés minden érintett számára megkönnyíti a helyzet kezelését.
- Nem tehetjük meg, hogy visszaállunk ugyanazokra a módszerekre, melyeket korábban alkalmaztunk. A sikerhez elengedhetetlen, hogy elfogadjuk az előállt „új normál” helyzetet.
- A koronavírus járvány egyfajta lehetőség arra, hogy átgondoljuk, hogy tehető üzleti tevékenységünk hatékonyabbá, eredményesebbé és gazdaságosabbá. Hajtsuk végre a szükséges változtatásokat! Rövid távon ezek fájdalmasak lehetnek, idővel azonban megtérül az erőfeszítés.
- Ne hagyjuk figyelmen kívül a visszajelzéseket és tanácsokat, tűnjenek akár negatívnak is! Ha ugyanúgy folytatjuk és homokba dugjuk a fejünket, akkor ugyanazok a problémák folyamatosan visszatérnek majd.
A fenti általános alapelveken és a széleskörű áttekintésen túl érdemes a kiszervezett megoldások irányába is kitekinteniük a cégeknek. Felmerülhet, hogy a főtevékenységhez nem szorosan kapcsolódó területeken az outsourcing lehet a hatékony megoldás a társaság számára.
Ha a pénzügyi adminisztrációját digitalizálná, kiszervezné,
van rá megoldásunk!
Forrás: Risk and resilience – top tips for business scenario planning
