Ezekre a változtatásokra azért kerül sor, mert az adóhatóság egyre inkább az áfabevallás és a NAV online számla adatok egyezőségét vizsgálja. Így nem csak az adóhivatalnak, de az adatokat jelentő cégeknek, vállalkozásoknak is nagyobb hangsúlyt kell fektetniük ezen adatok vizsgálatára. Ez az egyeztetés rengeteg többletmunkát jelenthet, vagy kiválthatjuk ezt automatizált megoldások, szoftverek használatával.
Tapasztalataink alapján az alábbi leggyakoribb hibákat szűri ki egy jól működő áfabevallás-ellenőrző és automatizáló szoftver.
1. Törzsadat hibák/EU-s adószám hiánya
- Szintaktikailag hibás adószámok. Ezek az adószám eltérések jellemzően elütésből, nem megfelelő rögzítésből adódnak. Az úgynevezett CVD (check digit value) ellenőrzéssel ez a probléma kiküszöbölhető.
- Szintaktikailag helyes az adószám, azonban már megszűnt, kényszertörlés alatt lévő adózó partner adata. Ez a hiba a NAV adatbázis automatizált lekérdezéséből kideríthető.
- Hiányzó vagy nem érvényes az EU-s adószám. Mivel 2020 január 1-től a Közösségen belüli értékesítés adómentességének feltétele a Közösségen belüli vevő érvényes EU adószáma, ezt is korrigálni szükséges a VIES rendszerből vett adatokkal.
2. Eredeti számlaszámra való pontatlan vagy hiányzó hivatkozás
- Az eredeti számlaszámra való hivatkozás hibája mögött manuális adatbevitelnél egy szimpla elgépelés áll. Ez a probléma egy automatizált programmal azonnal feltűnik, mivel a szoftver jelzi, ha a hivatkozott eredeti számlaszám nem található az archívumban.
- Könyveléskor nem kerül rögzítésre az eredeti számlaszám, vagy az áfaanalitika ezt nem tartalmazza. Ilyen esetben nagyon hasznos egy automatizált, adóhatósági adatbázissal összekötött elemzés.
3. Áfabevallás M lapon nem a számla teljes összege szerepel csak a levont áfa
- Részben levonási tiltás alá eső számlák esetében - mivel csak a levonható rész kerül könyvelésre az áfaanalitika szempontjából -, a számlán szereplő teljes összeg adat elvész, ami így helytelen M lapot eredményez. Erre az eltérésre egy beépített hibaelemzési algoritmus fel tudja hívni a figyelmet!
- Néhány esetben előfordul olyan levonható áfa, melynek áfatartalmát az adózó levonásba helyezi, azonban a készpénzes számla adatai nem kerülnek megfelelően rögzítésre a könyveléskor. Ilyen esetben a számla bizonyos adatai hiányoznak az M lapról, mely adóhatósági kérdéseket és esetleges bírságot eredményezhet. Erre az eltérésre is fel tudja hívni a figyelmet egy beépített, automatikus kontroll.
4. Adateltérések: számlaszám elgépelés, teljesítési dátum…
- A gyakorlatban az látszik, hogy az online számla rendszerben jelentett számlaszám és a könyvelésben rögzített számlaszám sok esetben eltér egymástól. Például egy nagyon hosszú számlaszám esetében a könyvelésben már nem kerül rögzítésre a sokadik karakter, vagy a rendszer nem is enged nagyon hosszú számlaszámot rögzíteni. De a speciális karakterek, mint például a perjel hiánya (2020/32301 számla) vagy egy elgépelés is eltérést okozhat.
- Sok esetben az áfaanalitikában nem szerepel a számlán lévő teljesítési dátum, vagy ha mégis, akkor nem minden esetben egyezik meg a partner adóhatóság felé jelentett adatszolgáltatásával. Mindkét esetben figyelmeztethet a programunk arra, hogy az adataink nem megfelelőek, vagy nem egyeznek a NAV-nál fellelhető adatokkal.
5. Elkésett számlák teljesítési dátuma az adott hónap eleje, mert a rendszer már nem engedi berögzíteni az eredeti teljesítési dátumot
- Megkésett számlák esetében bevett gyakorlat, hogy a következő hónap első napját tüntetik fel, mint teljesítési dátumot. Ennek okaként legtöbbször az kerül elő, hogy a rendszer nem enged korábbi dátumot feltüntetni, mint az adott könyvelési hónap. Ez azonban szintén helytelen M lapot eredményez és eltérést egy adóhatósági elemzés során.
Rengeteg olyan kis apróságnak tűnő momentum van, amit érdemes helyre tenni adatkezelési, adatnyilvántartási szinten és automatizáltan ellenőrizni. Ha van lehetőségünk – márpedig egy jó szoftverrel van -, akkor az ellenőrzést elvégezheti helyettünk egy olyan program, mely a NAV Online Számla rendszerrel összehangoltan további ellenőrzéseket is végez számunkra. Tulajdonképpen egy kis mini adóvizsgálatot hajthatunk végre, megspórolva egy ellenőrzésre kiválasztást, vagy egy automatikus figyelmeztetést. Emellett a hibák vizslatásán megspórolt időt más feladat elvégzésére tudjuk fordítani.
