Ha a társaság nem készült fel időben, az adóellenőrzést követően megrökönyödve olvashatja a NAV jegyzőkönyvét és határozatát, amelyben az adóhatóság – bizonyos objektív körülményekre és elvárható körültekintés hiányára hivatkozva – elvitatja a befogadott számlában szereplő általánosforgalmiadó-levonási jogot. Sőt az adóhatóság még adóbírságot is kiszabhat, miközben a teljesítés rendben megtörtént. Ennek oka, hogy a jogszabályok előírnak egy üzleti ellenőrzési eljárást, amely a számla tartalmának hitelességét – azaz a tényleges teljesítés számla adattartalmával való összhangját – biztosítja, amely kiterjedhet az üzleti partner bizonyos fokú minősítésére is.
Ha pedig az üzleti ellenőrzési eljárás elmarad és a partner – anélkül, hogy a cégnek erről tudomása lett volna – esetleg adóelkerülő magatartást tanúsított, akkor az adóhatóság a körültekintés hiányában is megállapítást tehet általános forgalmi adóban, vagy rosszabb esetben társasági adónemben is.
Milyen NAV-kompatibilis ellenőrzési pontokat lehet beépíteni új üzleti partner esetén?
Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a fenti problémákat megelőzendő milyen ellenőrzéseket javasolt elvégezni egy üzleti kapcsolat létesítésekor. A leendő partnerrel történt első kapcsolatfelvétel, már a névjegykártya vagy honlap megléte is az üzleti ellenőrzési dokumentáció részét kell, hogy képezze.
A partnercég képviselőjének ellenőrzése
Első lépésként – különösen, ha nagyobb értékű gazdasági esemény megvalósítását tervezzük a partnerünkkel – javasolt írásban szerződést kötni. A szerződéskötéskor eljáró személyek eljárási jogosultságának vizsgálata kiemelt jelentőséggel bír egy esetleges adóellenőrzés során!
Fontos, hogy a partner részéről is az ügyvezető, vagy meghatalmazás alapján a szerződéskötésre feljogosított munkavállaló írja alá a szerződést. Emellett a kapcsolattartás módját, a kijelölt kapcsolattartókat is nevesíteni kell a szerződésben. Ezeknek a feltételeknek a meglétét a nyilvánosan elérhető adatbázisok segítségével ellenőrizni, és magát az ellenőrzés tényét is dokumentálni szükséges.
A partnercég adózási adatainak ellenőrzése
Az említett első lépéseket követően az adózónak több lehetősége is kínálkozik az ellenőrzésre egy szerződés megkötésekor, egy számla befogadásakor, illetve kifizetésekor. Többek között ellenőrizhető az e-cégjegyzékben vagy egyéni vállalkozói nyilvántartásban a vállalkozás létezése, az adóalany-nyilvántartásban az áfaalanyiság, valamint arról is meg kell győződni, hogy az adott vállalkozás adószáma nincs-e felfüggesztve.
Az adóhatóság is ezekre az adatokra építve végez előzetes kockázatelemzést, így érdemes ezeket az akár ingyenes adatbázisokban is fellelhető adatokat a cégeknek is ellenőrizniük, és olyan folyamatokat rögzíteniük, amelyek biztosítják, hogy az ellenőrzési lépésekre dokumentáltan sor kerül. Ezekből az ellenőrizendő adatbázisokból gyűjtöttük össze a 10 legfontosabbat.
Az oldalon a cégkivonatot, továbbá az eltiltott ügyvezetők nyilvántartását is érdemes figyelemmel kísérni. A tevékenységi körök, székhely, telephely adatok, az ügyvezető személye, a cégvezetéstől esetlegesen eltiltott kapcsolattartó személy jelenléte már ad egy képet a leendő partnerről.
2.Egyéni vállalkozások ellenőrzése
Az egyéni vállalkozások adószámának vagy nyilvántartási számának ismeretében végezhetünk lekérdezést ebben az adatbázisban. Megismerhetjük az egyéni vállalkozók pontos, valós adatait, és információkat kaphatunk arról, hogy az adott vállalkozás jelenleg működik-e, vagy esetleg éppen szünetelés alatt áll. Mindezek mellett a tevékenységekkel, székhellyel, telephellyel kapcsolatos információkat is megtekinthetjük.
Az üzleti partner beszámolójának lekérdezésével már látjuk a munkavállalók számát, a cég múltját, pénzügyi mutatószámait, a kapcsolódó kiegészítő mellékletből pedig a működésre vonatkozó adatokat is megismerhetjük. Ha azt látjuk, hogy a cég beszámolója hiányzik, munkavállalóval nem rendelkezik, tevékenységi köre eltér a szerződésben szereplőtől, akkor érdemes a kapcsolattartótól erre vonatkozóan további információkat bekérni és fokozott körültekintéssel eljárni.
4.Áfabevallási hiányosságok, áfamulasztók listája
A NAV naponta frissülő, áfabevallást elmulasztók adatbázisában azok a társaságok szerepelnek, amelyek két egymást követő időszakban elmulasztották teljesíteni áfabevallási kötelezettségüket. Ezek a társaságok kiemelt kockázatot jelentenek, lehetőség szerint ne válasszuk őket partnerként!
5.Végrehajtás alatt álló adózók adatbázisa
A NAV jelenleg hetente frissülő adatbázisa a lekérdezés időpontjában végrehajtás alatt álló adózók listáját tartalmazza.
6.Bejelentés nélkül alkalmazottat foglalkoztató cégek
Az Adóhatóság rendszeresen frissíti a be nem jelentett alkalmazottakat foglalkoztatók listáját, melyen jelenleg közel 5.000 vállalkozás, illetve vállalkozó található meg.
Az adóhatóság online számla felületén lehetőségünk van meggyőződni arról, hogy a partnerünk eleget tett-e számlaadat-szolgáltatási kötelezettségének. Számlázóprogram használata esetén az adatszolgáltatás automatikus. Ennek akkor lehet jelentősége, ha nagyobb összegű kézzel kiállított számlát kapunk, de a számlázóprogramokból kiállított számlák adatszolgáltatására is ráláthatunk.
A rendszeresen frissített NAV adatbázisból a partner általános forgalmi adóalanyiságát, illetve az alkalmazottak számát tudjuk ellenőrizni, az adatbázisban több mint 1,8 millió adózó szerepel.
2020-tól még fontosabb lesz a cégek számára a partnerek közösségi adószáma érvényességének ellenőrzése, amelyre az EU VIES lekérdezési felülete biztosít lehetőséget.
10.Megbízható és köztartozásmentes adózók
Az adózókról elérhető pozitív információknak is jelentősége van, lehetőség van arra is, hogy a megbízható és a köztartozásmentes adózókat is lekérdezzük a NAV rendszereiből. Ezzel azt tudjuk alátámasztani az adóhatóság felé is, hogy olyan partnerrel szerződtünk, akit maga az adóhatóság minősített megbízhatónak.
Az adózási adatok ellenőrzése és ennek dokumentálása is fontos
Érdemes átgondolni, hogy ha esetleg bizonyítani kell majd, hogy üzleti partnereinket körültekintően ellenőriztük, akkor azt rendszerezetten tegyük. Ezért ajánlott az üzleti partnerek ellenőrzésére egy szabályozott belső folyamatot létrehozni és ennek megfelelően eljárni. Az ellenőrzéseket célszerű lehet mind a beszállító, mind a vevő partnerekre kiterjeszteni.
Amennyiben a társaság üzleti partnerinek száma jelentős, úgy a fenti adatbázisok használata időt és energiát vesz el a társaság életéből, azonban ez pénzben mérve az adókockázatokhoz képes elhanyagolható mértékű lehet.
Az ellenőrzések egy része automatizáltan is lefuttatható, az ellenőrzések eredményei dokumentálhatók és letárolhatók. Számos nemzetközi és hazai vállalattal együttműködve adótechnológiai tanácsadóink olyan alkalmazásokat dolgoztak ki, amelyek több nyilvános adatbázis információinak lekérdezésére, összesítésére és tárolására is képesek. Az alkalmazások használatával nem csak az adóhatósági ellenőrzések megállapításai enyhíthetőek, hanem az adóhatósági ellenőrzés megindításának kockázata is minimalizálható.
