Történhet pénztárgép vagy taxaméter alkalmazásával, vagy számítógépes program útján is. Bármelyik módozatot is alkalmazza a vállalkozás, az adóhatóság részére ezen információkról adatot kell szolgáltatni. Eddig ez a számítógépes program útján előállított számlák esetében nem történt meg, csupán a másik két módozat esetében, azonban a 2014. július 1-jén hatályba lépett új rendelet újrafogalmazta a számlázóprogramokkal szembeni követelményeket. A jövőben az adóhatóság teljes körű információkkal fog rendelkezni arra vonatkozóan, hogy a gazdasági események után egy adózó milyen úton teljesítheti számlakibocsátási kötelezettségét.
A 2014. július 1-jén lépett életbe a 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet 11. és 13. paragrafusa, ami alapján 2014. október 1-jétől november 15-ig az adóalanyok kötelesek az általuk használt, vagy a már használatból kivont számlázó-programot, illetve online számlázó rendszer(eke)t a NAV felé az erre rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.
A számlázóprogram bejelentési kötelezettség elmulasztása miatt 500 000 forintig terjedő mulasztási bírság kiszabására számíthatnak a fenti határidőt nem teljesítő adóalanyok.
A határidő jogvesztő, tehát minden 2014. október 1-jén használatban lévő programmal kapcsolatos bejelentést meg kell tenni november 15-ig, ezt követően csak az újonnan üzembe helyezett, vagy a használatból kivont programokkal kapcsolatos bejelentések teljesíthetőek.
A számítógépes úton előállított számláknak két csoportját különböztethetjük meg a bejelentési kötelezettség tekintetében:
- számlázóprogram: a számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó-rendszereket is;
- online számlázórendszer: az általános fogalomhasználat szerint – a hálózaton keresztül elérhető, számlázó-szolgáltatást nyújtó rendszer értendő.
- Bejelentési kötelezettség keletkezik a 2014. október 1-jén használatban lévő:
- vásárolt számlázó-programok után;
- saját fejlesztésű programok után;
- illetve a számla kibocsátására alkalmas komplex ügyviteli rendszerek tekintetében is.
Határidők
- A 2014. október 1-től kezdődően használatba vett programokat és igénybe vett online számlázószolgáltatásokat a használatbavételétől, illetve használatból való kivonásától számított 30 napon belül kell bejelenteni.
- A 2014. október 1-jét megelőzően beszerzett és 2014. október 1-jén még használatban lévő számlázóprogramok, igénybe vett online számlázórendszerek, továbbá használatba vett, számla kibocsátására alkalmas saját fejlesztésű programok adatait az adóalanynak 2014. november 15-ig kell bejelenteni.
Amennyiben az adóalany helyett, de az ő nevében más állítja ki a számlát, az a bejelentésre kötelezett, akinek a nevében kibocsátják azt a számlázóprogramból.
A számlázóprogram frissítése, verzióváltása esetén nem kell ismételten bejelentést tenni, hiszen a program adataiban ezzel nem következik be változás.
A már beszerzett, de még használatba nem vett számlázóprogramok esetében nem kell a bejelentési kötelezettséget teljesíteni, csak a tényleges használatbavételt követő határidőn belül.
Amennyiben a szoftvert beszerző és a szoftvert használó adóalany nem azonos, a bejelentési kötelezettség kizárólag a szoftver használóját terheli.
Külföldi tulajdonú leányvállalatok által használt komplex ügyviteli rendszerekből történő számlázás esetén az értékesítő/rendelkezésre bocsátó estében külföldi adószámot is be tudunk jelenteni.
Figyeljünk arra, hogy 2014. október 1-jétől nem csak az aktuálisan használt számlázóprogramjainkat kell bejelenteni, hanem arra is ügyelni kell, hogy a használatból kivont programok kivonását is lejelentsük, azaz mindig az aktuális állapotot tükrözze az adóhatóság nyilvántartása. Ha elfelejtjük bejelenteni számlázóprogramunkat a NAV felé, akkor az abból kiállított számla nem lesz érvényes, aminek komoly adójogi következményei vannak. Ha 2014. október 1-je és 2014. október 15-e között használatból kivonjuk számlázóprogramunkat, vagy online számlázórendszerünket, erről szintén bejelentést kell tennünk 2014. november 15-ig.
A bejelentéseket papíralapon vagy az ügyfélkapun keresztül, elektronikus úton lehet teljesíteni a „SZAMLAZO” elnevezésű nyomtatványon 2014. október 1-jétől.
A bejelentésnek a következő adatokat kell tartalmaznia:
1.1 a használt számlázóprogram
- nevét, azonosítóját,
- fejlesztőjének nevét, és –ha van –adószámát;
- értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;
- beszerzésének, használata megkezdésének vagy –saját fejlesztésű program esetén –a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját.
1.2. a használt online számlázórendszer
- az online számlázórendszer nevét és elérhetőségét;
- az online számlázási szolgáltatást nyújtó nevét, adószámát;
- az online számlázási szolgáltatás igénybevételének kezdő időpontját.
2.1. a használatból kivont számlázóprogram
- 1.1. pont szerinti adatait;
- használatból történő kivonásának időpontját.
2.2. a használatból kivont online számlázórendszer
- 1.2. pont szerinti adatait;
- az online számlázási szolgáltatás igénybevétele befejezésének időpontját.
Javasoljuk, hogy mindenki időben járjon utána a bejelentéshez szükséges adatoknak és győződjünk meg arról is, hogy a számlázóprogram vagy -rendszer megfelel-e az új rendelet minden előírásának. Célszerű a program, vagy online rendszer fejlesztőjétől a számlázóprogram fejlesztője által készített, magyar nyelvű aktuális felhasználói dokumentációt is beszerezni.
