A könyvek üzleti év végi zárásához, a mérleg tételeinek alátámasztásához, a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozó mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait, mennyiségben és értékben. Ezt a szakma röviden „mérlegleltárnak” nevezi.
Ahhoz, hogy a mérleget leltárral lehessen alátámasztani (mind az eszköz és mind a forrás oldalt) a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatai közötti egyeztetést az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan el kell végezni. Az egyeztetés csak az értékben kifejezhető és az idegen helyen tárolt eszközökre, illetve a kötelezettségekre értelmezhető. Az egyeztetés nem jelent mást, minthogy a főkönyvben és az analitikában megjelenő számok egyezőségét biztosítani kell. A fejlett vállalatirányítási rendszerek ezt az egyezőséget automatikusan biztosítják, mert a főkönyvi adatokat csak az analitikán keresztül lehet könyvelni. Még ilyen esetekben sem mellőzhető az ellenőrzés. A leltárt az egyeztetés és az ellenőrzés alapján a könyvelés adataiból kell összeállítani.
A csak értékben nyilvántartott eszközöket és kötelezettségeket (pl.: követelések, bankszámla pénzek, saját tőke, szállítói kötelezettségek) minden üzleti év végére kell egyeztetéssel elvégezni. Itt az egyenleg megerősítéseknek, egyenleg közlőknek, számlakivonatoknak kiemelt szerepük van.
A ténylegesen, hétköznapi szóhasználattal leltárazandó eszközök döntő többsége a tárgyi eszközök és a készletek közül kerülnek ki. Ezek az eszközök mennyiségben is mérhetőek, így a mérleg alátámasztásához a tényleges leltározást is el kell végezni a következők szerint:
- ha a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelő folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, a leltárba bekerülő adatok valódiságáról analitikus egyeztetéssel köteles meggyőződni. Ezt az analitikusan összeállított leltárt az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott időszakonként, de legalább háromévente kötelezően mennyiségi felvétellel alá kell támasztani.
- ha a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltárba bekerülő adatok valódiságáról leltározással köteles meggyőződni.
Az árukészleteket az üzleti év mérlegfordulónapját megelőző negyedévben, vagy az azt követő negyedévben is ellenőrizheti mennyiségi felvétellel. A mennyiségi felvétel célja a fordulónapon ténylegesen meglévő készletállomány számbavétele. Az leltározási időpontnak a fordulónaphoz közel kell esnie, a leltározást akkor kell elvégezni, amikor a készletek mennyisége már nem változik, vagy még nem változott a fordulónaphoz képest. A mennyiségi felvétel alapján szükségessé váló módosításokat az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan kell elszámolni.
Fontos azonban, hogy a fenti szabály csak a kereskedelmi forgalom folyamatosságát szolgáló árukészletekre alkalmazható. A saját termelésű készletek és az anyagok esetében fordulónapi leltározás (mennyiségi felvétel) szükséges.
Speciális esetek: az idegen helyen tárolt készletek leltározása
Az idegen helyen tárolt készletek speciálisak. Esetükben valamennyi fordulónapon el kell végezni a leltározást, azonban a számviteli törvény a leltározást ilyen esetben egyeztetési kötelezettségként kezeli. Ez esetben egyeztetés alatt az eszköz tényleges birtokosával lefolytatott egyeztetést értjük, s ez lehet írásbeli megerősítés vagy akár személyes bemutatás is.
Abban az esetben, ha a gazdálkodó év közben folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, akkor a nyilvántartás szerinti mennyiség és a tényleges, leltározott mennyiség közötti különbség, előjelétől függően hiány vagy többlet lehet.
A hiány és a többlet bár egymás „komplementerei”, számviteli elszámolásuk különbözik. A hiányt az egyéb ráfordításokkal szemben kell elszámolni, míg a többlet rendkívüli bevétel lesz. A többletet a készlet állományból történő kikerüléséig (ami lehet értékesítés, felhasználás, selejtezés stb.) halasztott bevételként kell elhatárolni.
Hiány – Káló
A készletek hiányához kapcsolódó fogalom a káló. A káló egyfajta névleges hiány, a tárolással szükségszerűen együtt járó mennyiségi veszteség (például gyümölcsök, vegyi anyagok). Ezek elszámolása azonban nem hiányként, hanem működési ráfordításként, anyagköltségként, vagy elábéként történik. A káló megengedett mértékét a számviteli politikában kell rögzíteni, a megfelelő szakmai standardokkal összhangban.
A hiánnyal kapcsolatban felmerülhet a felelősség kérdése. A leltárfelelősi megállapodás szabályait, alaki és tartalmi kellékeit, a felelősség eseteit, mértékét, a mentesülés szabályait a leltárfelelősi megállapodásban kell rögzíteni. A munkavállalók leltárfelelősségének keretszabályait a Munka Törvénykönyve tartalmazza.
Záróérték
Ha a gazdálkodó folyamatos mennyiségi nyilvántartást nem vezet az adott készletfajtáról, akkor hiányról, illetve többletről, az összehasonlítási alap hiányában nem beszélhetünk. Ekkor a leltárban szereplő mennyiség lesz a készlet záróértéke.
A záróérték mérlegbe állítása a nyitóállományhoz képest történt állományváltozás elszámolásával történik. Az állományváltozást az évközi könyvelés során használt számlával, vagyis az anyagköltség, elábé, illetve saját termelésű készletek esetében, összköltség eljárás esetén a STKÁV-val, míg forgalmi költség elszámolás esetében, a közvetlen költségekkel szemben kell lekönyvelni.
A leltárhoz kapcsolódó részletszabályok kidolgozása és írásba foglalása a számviteli politikai önálló részeként elkészítendő leltárkészítési és leltározási szabályzatban a gazdálkodó feladata., A leltározási szabályzatban többek között meg kell határozni a leltározás:
- módját,
- ütemezését,
- időpontját,
- a különböző kapcsolódó bizonylatokat,
- a lebonyolítás szabályait,
- a leltár ellenőrzését,
- a leltárkörzeteket,
- a személyi felelőseit általánosságban, valamint az egyes vagyonelemekre külön-külön is.
A számviteli politika részeként a leltárhoz szorosan kapcsolódóan az értékelési, valamint a selejtezési szabályzat elkészítése szintén kötelező.
