A mérlegben behajthatatlan követelést nem lehet kimutatni. A részben vagy egészében behajthatatlan követelést legkésőbb a mérlegkészítéskor - a mérlegkészítés időpontjában rendelkezésre álló információk alapján - az üzleti év hitelezési veszteségeként le kell írni.
A számviteli szabályok szerint behajthatatlan a követelés:
- ha az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, vagy a talált fedezet a követelést csak részben fedezi;
- az amit a hitelező a csődeljárás, a felszámolási eljárás során egyezségi megállapodás keretében elengedett;
- amelyre a felszámoló által adott írásbeli igazolás (nyilatkozat) szerint nincs fedezet;
- amelyre a felszámolás, az adósságrendezési eljárás befejezésekor a vagyonfelosztási javaslat szerinti értékben átvett eszköz nem nyújt fedezetet;
- amelynél a fizetési meghagyásos eljárással, a végrehajtással kapcsolatos költségek nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével, eredményesen nem lehet érvényesíteni;
- amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása igazoltan nem járt eredménnyel;
- amelyet bíróság előtt érvényesíteni nem lehet.
A követelések behajthatatlanná minősítésének részletes szabályait a számviteli politikában és az ennek részeként elkészülő értékelési szabályzatban kell rögzíteni. A behajthatatlanság bizonyítása azért is fontos, mert ha a behajthatatlanság tényét és mértékét megbízható módon nem lehet dokumentálni, akkor a nyilvántartott követelés és az abból várhatóan megtérülő rész különbözetének összegét értékvesztésként kell elszámolni. Megfelelően dokumentálni kell a behajtásra tett lépéseket, mindenképpen tudni kell igazolni, hogy a követelést az elvárható gondossággal próbálta behajtani a gazdálkodó a rendelkezésre álló jogi eszközökkel.
Fontos, hogy a követelések behajtására alakult behajtó cégek nyilatkozata nem elegendő a követelések behajthatatlanná történő minősítéséhez, viszont ha a bírósági végrehajtó nyilatkozik arról, hogy az adós nem lelhető fel, akkor az már elfogadható hitelt érdemlő bizonyításnak.
A behajthatatlan követelés leírt értéke egyéb ráfordítás lesz (az elengedett követelés ezzel szemben rendkívüli ráfordítás). Amennyiben utólag bármi oknál fogva a követelésre pénz folyna be, azt egyéb bevételként kell lekönyvelni.
Adózási szempontból a társasági adó törvény (tao törvény) a behajthatatlan követelés fogalmát ismeri. Elfogadja a számvitelről szóló törvény szerinti behajthatatlan követelést, mint költséget – kivéve, ha a követelés elévül, vagy a bíróság előtt érvényesíteni nem lehet. Ezért is nagyon fontos a megfelelő dokumentáltság, hiszen az ellenőrzés során csak így lehet bizonyítani a tényleges behajthatatlanságot. További kedvezmény társasági adóban, hogy azon követelésekre, amik még nem minősülnek behajthatatlanak (a számviteli törvény fogalma szerint),de a fizetési határidőt követő 365 napon belül nem egyenlítettek ki, ezen követelések bekerülési értékének 20 százaléka szintén levonható az adóalapból.
