Az adópapírok sem tartanak örökké
Az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőrizni. Az iratokat nem elég pusztán megőrizni, olyan formában kell tárolni, hogy a dokumentumokból az adó ebben az időszakban bármikor újra megállapítható, illetve ellenőrizhető legyen.
Az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével elévül, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. Ha az adott időszak bevallását az adózó önellenőrzéssel helyesbíti az adózó javára, akkor az ezt alátámasztó bizonylatok, nyilvántartások esetében az önellenőrzés esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni, emiatt az iratok selejtezését célszerű a könyvelővel történt egyeztetést követően megtenni.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy normál üzleti éves vállalkozás – tekintettel a társasági adóbevallás adóévet követő május 31-i határidejére – a 2010-es évre vonatkozó adózási iratait 2016. december 31-ig köteles tárolni az adóhatóság felé bejelentett iratőrzési helyen. A 2011-es évben pedig a 2004-es, vagy az azt megelőző adóévhez kapcsolódó adózási iratok esetében szűnik meg a megőrzési kötelezettség. Az elévült kötelezettséghez kapcsolódó, és ezért selejtezhető iratok megsemmisítését tételes selejtezési jegyzékkel dokumentálni kell.
Más időszámítás a számvitelben
A számviteli törvény néhány fontos bizonylatra a fentiektől eltérő elévülési időt határoz meg.
A könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat az adózó legalább 8 évig kell olvasható formában, visszakereshető módon köteles megőrizni. Ettől eltérően, az üzleti évről készült beszámoló és az azt alátámasztó főkönyvi kivonat, leltár, értékelés esetében a megőrzési kötelezettség 10 éves időtartamra terjed ki. E kötelezettség az adózó átalakulása, vagy megszűnése esetén is fennáll, erre hivatkozással nem lehet az iratokat hamarabb megsemmisíteni.
A könyvelőkre vonatkozó 10 éves megőrzési idő az általa meghatalmazottként, elektronikus úton benyújtott, a számviteli törvény előírásai szerint elkészített beszámolók eredeti, aláírt példányára terjed ki, hiszen egy esetleges ellenőrzés során bizonyítania kell, hogy annak tartalmán az eredetileg elfogadott, aláírt beszámolóhoz képest nem került változtatásra.
Bérpapírok forever
Fentiektől eltérően, a bér és munkaügyi nyilvántartásokat nem lehet selejtezni, hiszen azokra a nyugdíj kiszámításához vagy a szolgálati idő megállapításához akár a 10 éves elévülési időn túl is szükség lehet.
A megőrzési kötelezettség minden esetben az adózót terheli, annak felelősségét másra áthárítani nem lehet.
Egy esetleges adóellenőrzéskor nem hivatkozhatunk arra, hogy cégünk előző háromévi könyvelési anyagait leadtuk a MÉH-be, vagy egy tűzben megsemmisültek. A NAV-nak pedig megvannak a módszerei arra, hogy ilyen esetben hogyan kell eljárni.
