A könyvelők felelőssége, avagy milyen feladatokat láthat el a könyvelő?

Nagyon sok múlik azon, hogy az ügyfél mennyire van felkészítve a számára előírt kötelezettségekre, hiszen sok vezető tisztségviselő nem vett részt számviteli oktatáson. Sok esetben az ügyfelek nincsenek tisztában azokkal a feladatokkal, amiket csak ők végezhetnek el. A számviteli törvényben előírt bizonylati rend alapján a könyvelésbe csak jóváhagyott, ellenőrzött számla kerülhet be. A bizonylati rend és fegyelem kialakításában, és a szabályzatok elkészítésében a könyvelőnek nagy szerepe van, hiszen az ügyfél nem feltétlenül ért ehhez a szakterülethez. A befogadott számlák valódiságáért, ezek ellenőrzésért az ügyfél (jellemzően a vezető tisztségviselő) felel. A számlák, bizonyaltok kifizetése, engedélyezése szintén az ügyfél feladatköre. A szerződések, teljesítési igazolások elkészítése, a kimenő számlák szerződés szerinti adattartalmának ellenőrzése, a házipénztár vezetése szintén olyan feladatok melyet az ügyfélnek magának kell elvégeznie.

A könyvelési munka a „hozott anyagok” számviteli törvény szerinti kontírozást, rögzítését jelenti. A könyvelő nagyon fontos feladata, hogy a könyvelésre átadott számlákat ellenőrizze abból a szempontból, hogy azok külsőre megfelelnek-e a számviteli törvényben előírtaknak. A bizonylatok alapján elkészítse a nyilvántartást, a szükséges bevallásokat és adatszolgáltatásokat. A bizonylatok megfelelő nyilvántartása és folyamatos könyvelése bizonylat nélkül nem megy, ha valami nem kerül átadásra az a későbbiekben problémát okozhat. A könyvelő csak bizonylatokból könyvelhet, bemondásra könyvelni nem lehet. A megbízott könyvelő nem írhatja alá a pénztárbizonylatokat, nem vezetheti a vállalkozás pénztárkönyvét, nem engedélyezheti utalásra a bejövő szállítói számlákat.

A könyvelők szempontjából az elsődleges feladat az adatrögzítés során a tájékoztatás és a figyelemfelhívás. A cégvezető figyelmének felhívása a szabálytalan működésre, tájékoztatás a szabálysértés várható következményeiről (ez a könyvelőnek, mint megbízottnak egyik alapkötelezettsége). A másodlagos feladat, hogy meg kell tanítani az ügyfeleket arra, hogy milyen dokumentumokra van szükség, mit kell vezetniük, elkészíteniük.

Jobb, ha mindenki tudomásul veszi, a könyvelő sem tud mindent elsikálni. A könyvelőnek nem feladata a bizonylatok "utólagos gyártása", nem hozhat döntéseket az ügyfelek helyett. Felelősségteljes munkát végezni csak úgy lehet, ha betartjuk a szabályokat, ki-ki a rávonatkozót. A könyvelő tevékenysége nem valósíthat meg bűncselekményt, nem nyújthat segítséget bűncselekmény elkövetéséhez, szándékos magatartás esetében ugyanolyan bűnös, mint aki az elsődleges elkövető.

Amikor az adóhivatal ellenőrzés alá vonja a gazdasági társaságot, és talál valami kivetni valót a nyilvántartásokban, mindig a könyvelő lesz a hibás. Pedig sok esetben a fentebb leírtak tisztázása, a feladatokat megfelelő ismertetése megoldhatná a későbbi problémákat. Amit az ügyfelek néha elvárnak a könyvelőjüktől az irreális, de akkor ezt jelezni kell nekik. A könyvelés elsődlegesen nem tanácsadás, a mérlegképes könyvelő képesítéssel rendelkező személy nem adótanácsadó. Tanácsokat adni csak felelősséggel lehet, vállalni kell a következményeket, és szakértelem nélkül nem célszerű mindenkinek tanácsokat adni, még ha el is várják. Mindenkinek fel kell mérnie, mit tud nyújtani, mit tud bevállalni és felelősségteljesen kell dönteni.