Számviteli bizonylatként az elektronikus dokumentum akkor alkalmazható, ha az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerint legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látták el. A másik megoldás az elektronikus adatcsere-rendszeren (EDI) elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla. Az elektronikus számlázás bevezetése nem hatósági engedélyhez kötött, az adózó maga választja meg az alkalmazott számlázási módot.
Óriási előny, hogy a két rendszer (elektronikus és papír alapú számlázás) akár párhuzamosan is használható, vagyis lehetőség van arra, hogy bizonyos partnereinknek elektronikus dokumentumot állítsunk ki, míg másoknak papíralapú számlát. A jogszabály szerint elektronikus számla kibocsátása előtt a számlabefogadó beleegyezése szükséges, kivéve, ha jogszabály írja elő az elektronikus számlázást. A szabályok szerint az EDI-rendszer alkalmazása esetén előzetesen írásban kell megállapodni, míg az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számla esetében elég a szóbeli megállapodás (gyakorlati okokból ezt is célszerű írásban is rögzíteni). A számlakibocsátás előtt persze célszerű jelezni a partnerek felé az elektronikus számlára való átállást, hiszen mindkét fél érdeke a gördülékeny váltás.
A kiállított számlák akár egy sorszámtartományon belül is lehetnek papíralapú és elektronikusan kibocsátott bizonylatok, ha ennek feltételei a számlakibocsátónál biztosítottak, azaz a használt program alkalmas mindkét verzió előállítására. Az elektronikus számla felhasználók felé történő továbbítására nincs speciális szabály, így az akár e-mail útján is kézbesíthető.
A számlabefogadói oldalon is fontos előny, hogy a kötelező alaki és tartalmi kellékekkel rendelkező elektronikus számlák könnyen visszakereshetők és ellenőrizhetők, biztosítható a bizonylatok és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolat, miközben tárolásuk is jóval egyszerűbb. Az elektronikus dokumentum kiállítója a könyvelésre vonatkozó információkat az eredeti számlához is csatolhatja, azaz a számviteli törvény által előírt követelmények teljesíthetők az elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is.
Az e-számla rendszerének bevezetése segíthet a vállalkozásoknak a költségek csökkentésében és az adott cég versenyképesebbé válásában, mivel a bizonylatokat nem kell papír formátumban iktatni és őrizni. Hosszabb távon mindez jelentős adminisztrációcsökkenést eredményez. Továbbá elősegítheti az adózók gazdasági tevékenységének átláthatóbbá tételét, ami javítja az adóellenőrzések hatékonyságát is.
A Széll Kálmán Terv 2.0-ban szintén olvashatunk az e-számlázásról, miszerint az NGM vizsgálja annak lehetőségét, hogy meghatározott körben – akár meghatározott kedvezménnyel (például pénzforgalmi szemléletű áfarendszer választása, kedvezőbb kiutalási határidők, stb.) egybekötve – hogyan tudná ösztönözni, akár bizonyos esetekben kötelezővé tenni az e-számlázás szabályainak alkalmazását. Elképzelhető, hogy a jövőben az e-számlát kiállítók hamarabb visszaigényelhetik áfájukat. Ez hatalmas lökést adna a most még csak gyerekcipőben járó szisztémának.
Az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok:
- txt formátum (text fájl);
- bármilyen más olyan, úgynevezett print fájl formátum, amely nem tartalmaz formázott szöveget, illetve karaktereket, továbbá nem találhatók a fájlban – a soremelésen és az oldalkezdet-jelzésen kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra törtenő kinyomtatással sem változik);
- csv fájlformátum;
- dbf fájlformátum;
- mdb fájlformátum;
- xls (Excel) fájlformátum;
- xml fájlformátum.
