leltár

A leltár fogalma

A leltár olyan kimutatás, amely a társaság eszközeit és forrásait, mérlegen kívüli követeléseit és kötelezettségeit tartalmazza mennyiségben és értékben egy adott időpontra vonatkozóan, ellenőrizhetően és tételesen.

A leltár a leltározási tevékenység eredménye, amelyet a leltározás felelőseként meghatározott személy hitelesít. A leltárbizonylatok a mérleg bizonylatai, ezért azokat legalább 8 évig meg kell őrizni.

A vállalkozások éves beszámolóiban rögzített tételeket is leltárral kell alátámasztani. A leltározási tevékenységet a vállalaton belüli sajátosságok figyelembe vételével kell végrehajtani. A leltárhoz kapcsolódó részletszabályok kidolgozása és írásba foglalása a számviteli politikai önálló részeként elkészítendő leltárkészítési és leltározási szabályzatban a gazdálkodó feladata. A leltározási szabályzatban többek között meg kell határozni a leltározás:

• módját,
• ütemezését,
• időpontját,
• a különböző kapcsolódó bizonylatokat,
• a lebonyolítás szabályait,
• a leltár ellenőrzését,
• a leltárkörzeteket,
• a személyi felelőseit általánosságban, valamint az egyes vagyonelemekre külön-külön is.

A számviteli politika részeként a leltárhoz szorosan kapcsolódóan szintén kötelező az értékelési, valamint a selejtezési szabályzat elkészítése.

Leltározási különbözetek megállapításánál többletről és hiányról beszélhetünk. Többlet esetén a fellelt, ténylegesen meglévő eszközállomány több mint az arról készült analitikus nyilvántartás. Hiány esetén a fellelt, ténylegesen meglévő eszközállomány kevesebb, mint az arról készült analitikus jelentés. A leltárkülönbözet értéke a mennyiségi különbség nyilvántartási áron számított értéke. Az eltérést a hibás könyvvezetés is okozhatja.

A leltár fajtái

Kétféle leltárkészítési mód létezik:

• Teljes leltár: Erről akkor beszélünk, ha az a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a leltárfelvétel időpontjában a birtokában levő idegen (kölcsönbe vagy javításra átvett) eszközöket is.
• Évközi, és évzáró leltár: Az év közben készült (vagyonmérleg, záró mérleg),illetve az éves beszámolók valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja.

A leltározás módja szerint lehet:

• egyeztetéses (helyességi és összevetési vizsgálat),vagy
• mennyiségi felvétel (tételes kimutatás, pl. vagyonleltár).
• időpontja szerint lehet:
• folyamatos, vagy
• alkalmi (fordulónapi).

A leltár fajtái szerint lehet:

• Vagyonmegállapító leltár. Minden vállalkozás köteles elvégezni évente legalább egyszer.
• Átadó – átvevő leltár. Változás esetén végzik, például amikor új vezető érkezik az üzlet élére, illetve tulajdonosváltás következik be.
• Elszámoltató leltár vagy lecsapó leltár. Célja a dolgozók elszámoltatása. Visszaélés gyanúja esetén vagy jelentős értéket képviselő áruk fogyásának ellenőrzésére, idegen vagy számla nélküli áruk kiszűrésére is használják.
• Rendkívüli leltár. Betörés, vagy egyéb káresemény esetén végzik.
• Ellenőrző leltár. Célja annak felmérése, hogy az üzletben található-e idegen, számla nélküli áru.
• Árváltozási leltár. Akkor készül, amikor a készletek árában jelentős változás következik be.

A leltározás bizonylatai

• Leltárfelvételi jegy. Akkor használjuk, ha azonos készletfajtákból nagyobb mennyiség van raktáron.

• Leltárfelvételi ív. Leltárfelvételi jegyek összegzése. Szigorú számadású bizonylat, tárgyi eszközök leltározására és a leltár elkészítésére szolgál. Tartalmazza a leltározás időpontját, a termékek megnevezését, azonosító számát (vámtarifaszámát),mennyiségi egységét, mennyiségét, beszerzési és fogyasztói árát és a leltárértéket.
• Leltározási jegyzőkönyvek. A leltározás megtörténtéről leltározási záró jegyzőkönyvet kell kiállítani.
• Leltárösszesítő. Akkor szükséges, ha nagy mennyiségű árut raktározunk.
• Minden olyan kimutatás, egyeztetés, amely az eszközöket és forrásokat vagy azok egy részét tételesen, ellenőrizhető módon, hitelt érdemlően tartalmazza.

Az eszközöket és a kötelezettségeket leltározással (mennyiségi felvétellel, egyeztetéssel) ellenőrizni és – a törvényben szabályozott esetek kivételével – egyedenként értékelni kell.

Leltározás könyvelése

A könyvek üzleti év végi zárásához, a mérleg tételeinek alátámasztásához, a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozó mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait, mennyiségben és értékben. Ezt a szakma röviden „mérlegleltárnak” nevezi.

Ahhoz, hogy a mérleget leltárral lehessen alátámasztani (mind az eszköz és mind a forrás oldalt),a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatai közötti egyeztetést az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan el kell végezni. Az egyeztetés csak az értékben kifejezhető és az idegen helyen tárolt eszközökre, illetve a kötelezettségekre értelmezhető. A leltárt az egyeztetés és az ellenőrzés alapján a könyvelés adataiból kell összeállítani.