Az Online Számla Adatszolgáltatások "Achilles-sarka": A módosító számlák rejtett hibaforrásai
A gazdasági élet mindennapi része az üzleti kapcsolatban lévő társaságok közötti számlázás, melyre vonatkozóan a legtöbb cégnek jól kidolgozott folyamatai és rutinja van. Manapság már az Online Számla adatszolgáltatási kötelezettség sem cseng újdonságként a társaságok számára.
Tapasztalataink alapján azonban mind a mai napig gyakran előfordulnak olyan vállalatok, akik számára kihívást jelent az Online Számla adatszolgáltatás kifogástalan teljesítése, többek között a módosító számlákra vonatkozó adatszolgáltatások kapcsán gyakran jelentkeznek problémák.
Azon adózók körében, akik A NAV által bevezetendő változásra nem készülnek fel időben megsokasodhatnak a hibaüzenetek, számláik érvénytelenítése vagy módosítása során.
Gyakori hibák a módosító számlákkal kapcsolatos számla-adatszolgáltatások során
Az adatszolgáltatási hibák többféle forrásból eredhetnek, és gyakran a szabályok és követelmények nem pontos ismerete okozza a fejtörést. Nézzünk néhány gyakori hibát, amelyek felismerése és megelőzése hatékonyabbá teheti a számlaadatszolgáltatási folyamatot:
- Az számla hivatkozás adatok hibája/hiányosságai: Jellemző hiba az eredeti számlaszámra (’originalInvoiceNumber’) való helytelen hivatkozás, vagy magának a hivatkozásnak az elmulasztása.
Ezen túlmenően az Online Számla adatszolgáltatás során számos olyan információt is szerepeltetni kell az Adóhatóságnak beküldött XML állományokban, amelyek nem képezik részét a számlák kötelező tartalmi elemeinek, azonban technikailag mégis szükségesek a sikeres adatszolgáltatásokhoz. Módosító számláknál ilyen információ a módosítás sorszáma a számlaláncon belül, valamint annak jelzése is, hogy a módosító számlához kapcsolódó eredeti számla jelentésre került-e az Online Számla rendszerben.
- Módosító számla álcázása: Az sem példa nélküli, hogy egyes társaságok normál számlaként jelentik le a módosító számláikat kihagyva a módosító okiratok esetén szükséges addicionális mezőket és hivatkozásokat az adatszolgáltatásból. Ezeket bár befogadja az Adóhatóság rendszere (figyelmeztető, WARN üzenettel),azonban valójában helytelen adatszolgáltatásnak minősülnek és ebből kifolyólag egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során mulasztási bírság kiszabásának alapját képezhetik.
- Helytelen árfolyam és teljesítési dátum: Az áfa-szabályok alapján a módosító/érvénytelenítő számlák esetén a teljesítés dátumának és devizás bizonylat esetén az alkalmazott árfolyamnak is alap esetben meg kell egyeznie a kapcsolódó eredeti számla azonos adataival. Gyakran azonban ezek az adatok hibásan szerepelnek a számlával egy tekintet alá eső bizonylatokon. Ilyen eset például az, amikor az eredeti bizonylat teljesítési dátuma helyett egy új teljesítési dátum (általában a módosító számla kelte) szerepel a módosító bizonylaton vagy amikor a módosító bizonylat kiállításakor érvényes árfolyamot alkalmazzák a forint összegek kalkulálása során. Ebben az esetben a kapcsolódó számla adatszolgáltatások nem biztos, hogy hibára fognak futni, azonban a kiállított bizonylatok áfa szempontból nem helyesek. Ezért is célszerű a társaságoknak időről-időre felülvizsgálni a számlázási gyakorlatukat és a hozzá szervesen kapcsolódó adatszolgáltatási folyamatot és magukat az adatszolgáltatásokat.
- A számla tételsorainak számlaláncon belül elfoglalt helye és a módosítás logikája
Számla módosítás/érvénytelenítés esetén az adózóknak eddig két lehetőségük volt a módosítás technikai megvalósítását illetően. Választhatták azt az utat, hogy a módosító számlában mindig az eredeti számlának azon sorára hivatkoztak, amit módosítani szerettek volna vagy a módosításokat új, ún. „fikciós” tételsorként rögzítették a számlaláncolatban
Ez utóbbi szemléltetésére nézzünk egy példát: tegyük fel, hogy kiállítunk egy számlát, ami 5 tételsort (terméket) tartalmaz. Ebből az öt termékből végül csak négyet tudunk leszállítani a vevőnek, mert az első termék épp nincs készleten. Ebben az esetben az eredetileg kiállított számlát nyilván módosítani kell.
A módosításról szóló adatszolgáltatásban a készlethiányos (első) termék tételsorát kell feltüntetni negatív értékekkel. Ilyenkor a tétel sorában egy speciális hivatkozás alkalmazásával folytatnunk kell a számlalánc sorszámozását. Amennyiben az említett módosítást nem előzte meg egy korábbi módosítás, akkor a példa alapján a számlaláncot folytatva „6”-os értéket kapni a számlasor hivatkozás speciális, technikai eleme az adatszolgáltatásban a módosító számla első sorában.
A fentiekből tisztán látszik, hogy miért is jelent fejtörést sok adózónak és fejlesztőnek a módosító számlákkal kapcsolatos adatszolgáltatás. A számlázó programnak ugyanis minden számlalánc esetén képesnek kell lennie arra, hogy nyilvántartja a számlaláncban lévő tételek számát (beleértve a korábbi módosításokból származó plusz számla tételeket is). Szerencsére az adóhatóság biztosít lekérdezési lehetőséget az Online Számla rendszerben, amely megkönnyíti a dolgot a fejlesztők számára.
Változás a számlák módosítása során alkalmazható logikában
Az Online Számla rendszer fennállása óta megszokhattuk, hogy az Adóhatóság időről-időre kisebb-nagyobb változásokat eszközöl a platformon. Ennek megfelelően a NAV ez év januárjában egy fontos, változást jelentett be melyet a korábban tervezett 2023. május 15. helyett szeptember 18-án fog élesíti.
Mivel a változtatás az eÁFA-rendszer megfelelő működéséhez is szükséges, az élesítés tovább nem halasztható.
Az új határidő szeptember 18., tehát a cégeknek még van idejük felkészülni az új követelményekre. A változások időben történő bevezetése a cégek számára lehetőséget teremt a felkészülésre és a zökkenőmentes átállásra.
Ez az újdonság a módosító- és érvénytelenítő számlákról történő adatszolgáltatások számla tételsorainak logikájában rejlik. Ezentúl, ezen típusú bizonylatokra vonatkozó adatszolgáltatásokban már nem hivatkozhatunk az eredeti számla azon sorszámára, amelyet módosítani szeretnénk. Ez azt jelenti, hogy a korábban említett két lehetőség közül, csak a második marad.
Azoknak az adózóknak, akik a változás előtti logikát alkalmazzák szeptember 18-a után és nem készültek fel időben, hibaüzenetekkel és érvénytelen adatszolgáltatásokkal kell számolniuk.
Ellenőrizze online számla adatszolgáltatásainak helyességét!
Az online számla adatszolgáltatások terén a módosító számlák adatszolgáltatása továbbra is kiemelkedő jelentőséggel bír. A hibák elkerülése és a NAV által eszközölt változások megfelelő kezelése nemcsak a számlázási folyamatok hatékonyságát növeli, hanem a mulasztási bírság kiszabásának kockázatokat is jelentősen csökkenti.
Szeretnék szakértővel konzultálni
Amennyiben nehézségekbe ütközik az adatszolgáltatások teljesítése során (pl.: hibás vagy sikertelen adatszolgáltatások) vagy csak szeretne meggyőződni arról, hogy adatszolgáltatásai valóban megfelelnek-e az aktuális követelményeknek, érdemes szakértői segítséget kérni. A tapasztalt szakértők ugyanis nemcsak a hibák hatékony és gyors feltérképezésében és kijavításában tudnak segítséget nyújtani, de azok tartós megoldására is javaslatokat, tanácsokat tehetnek a számlázó szoftver fejlesztőinek, az adó- és IT szempontból is a helyes adatszolgáltatások elérése érdekében, feloldva ezzel a két terület között felmerülő kommunikációs nehézségeket.
