Három terepen kell megküzdeni az alapvető kihívásokkal, bővítve a pénzügyi terület hatáskörét és hatékonyságát. A kiinduló értékeléssel azonosíthatók azok a konkrét területek, amelyek profitálhatnak a fejlesztésekből, így – saját érdeküket is felismerve – támogatni tudják az előrelépést.
Pénzügyi adatok kezelése – felhő alapon
A pénzügyi terület korszerűsítésének katalizátora, amikor az üzleti támogató feladatkörön túl a stratégiai fejlesztések előtérbe kerülnek. Már nem csupán az adatok feldolgozására, összegyűjtésére van szükség, hanem az új igények felmérésére, üzleti célok támogatására, stratégiák kialakítására. Tapasztalataink szerint erre egy felhő alapú komplex dokumentumkezelő, számlajóváhagyó back office rendszer megfelelő hátteret biztosít és előremutató eszköz a pénzügyi terület fejlesztési elképzeléseihez. Az üzleti célok pénzügyi leképezése lehetőséget ad a pénzügyi terület dolgozóinak a folyamatok értékelésére, valós képet ad a hiányosságok feltérképezéséhez és a hosszú távon jól működő gyakorlat kialakításához. Segítségével a vezetés hatékonyan meg tudja határozni a fejlesztések ütemezését a cég egésze szempontjából képviselt értékük, költségük és összetettségük mértéke szerint rangsorolva azokat.
A pénzügyi zárási folyamat fejlesztése automatizálással
Az időszak – hónap, negyedév, vagy év - végi pénzügyi zárás teljes képet ad a szervezet működéséről, eredményességéről. Tapasztalataink szerint a kis- és középvállalatok többségénél hosszadalmas és nem hatékony a zárási folyamat, amely főként az automatizáció hiányára vezethető vissza. Napokban mérhető az a ráfordított idő, amelyet az automatizálással nyerhetünk, ha egy több vállalatirányítási rendszert használó vállalat összeköti a rendszereit és lehetővé teszi az adatok áramlását egy gombnyomásra az egyik rendszerből a másikba. A felhő alapú és BPO (pénzügyi üzleti folyamatok teljes körű kiszervezése) szolgáltatások révén a vállalkozások segítséget kaphatnak a pénzügyi terület modernizációs fejlesztéseihez. Az első lépés a folyamatok teljes körű átvizsgálása, amelyet az üzleti célokkal összhangban lévő megoldási javaslatok kidolgozása követ. A megfelelő megoldás drasztikus javulást eredményezhet, például a zárási ciklus időigényének rövidülésén, a mérlegkészítés valamint az egyeztetési feladatok magasabb szintű automatizálásán keresztül. A hatékonyság javulásán túl az automatizálás a hibákat, és így a kockázatot is jelentősen csökkentheti.
Pénzügyi tervezés és elemzés
A cégek költségvetését és pénzügyi tervezését időről-időre felül kell vizsgálni. Meg kell győződni róla, hogy az alkalmazott folyamatok továbbra is a vállalat üzleti tevékenységének szolgálatában állnak, vagy szükség van a fejlődő technológiákat alkalmazva azok finomhangolására, alakítására. A javítási lehetőségek azonosítása érdekében pontosan ismerniük kell az üzleti folyamatokat, s a rugalmasság különösen fontos ezen a téren.
Sajnos sok szervezet úgy érzi, hogy meglévő pénzügyi struktúrája foglya és a hatékonyságot visszavető kerülőutas megoldásokat alkalmaz ahelyett, hogy jobb módszert keresne. Emellett a túlságosan részletekbe menő pénzügyi tervezési és elemzési program is gátolhatja az átfogóbb rálátást, míg a pénzügyi modellek egyszerűsítése növelheti a hatékonyságot, s egyben lehetővé teszi a teljesítmény könnyebb nyomon követését is.
Az előrejelzési ciklusok lerövidíthetők, a tervezés az üzletmenet periodicitását követheti, beépítve a folyamatba a friss adatokat és elősegítve a pontos és hatékony előrejelzést. Az előrejelzési adatok minősége, időbeni rendelkezésre állása és a helyes üzleti döntéshozatali képesség között közvetlen a kapcsolat. Azzal, hogy a pontatlan adatok tisztázására fordított idő és erőforrás felszabadul, a fontosabb elemző munkára fordítható idő növelhető, s akár egy jövedelmezőbb projekt megvalósítására fordítható.
Értékesebbé és sikeresebbé tehető a pénzügyi terület és a cég egésze, ha sikerül olyan kritikus pontokra koncentrálni, mint a zárási folyamat gyorsítása, a rendszerek és folyamatok jobb integrálása, a stratégiai döntéseket támogató rálátás biztosítása, a folyamatok és kontrollok automatizálása.
